FRC2023回顧(2) Lale EIM 智能協同辦公

華苓科技產品經理林珊宇Sammie

「Lale EIM 企業即時通訊軟體」於今年8月榮獲2023品牌金舶獎服務創新大獎。然而,企業即時通訊融合AI與流程管理之後,如何幫助企業提升組織能力?

華苓科技產品經理林珊宇提到「要提升BPM在內的資訊系統的價值,首先要做到溝通型態的調整。」溝通型態影響到日常協同與特殊事件的應變決策,在混合辦公、一人多職、下波疫情威脅等因素之下,更需要AI來創造更高效的溝通協作工具,協助資源調配、組織學習及流程自動化。

Lale EIM與AI加持Agentflow改版,流程協同更趨智能化

這次活動不僅僅帶領來賓認識Lale EIM的溝通應用,同時也帶來Agentflow流程管理系統的智能化與改版升級,包括「SAP圖形化整合介面、聊天室輔助流程簽核、畫面優化、流程儀表板、資安管理升級、AI智能秘書、企業自訂微服務」等七大亮點:

亮點(1) SAP Middleware 圖形介面,增加BPM與EPR的整合效率

Agentflow與ERP密不可分。過去Agentflow開發者運用SAP Middleware,以程式碼撈資料。新的圖形化介面包括伺服器連線、Request、Response等設定介面,更精確快速地將SAP的欄位資料(例如:請購單上的品名分類、規格、幣別、供應商…)帶入流程表單,減少資料誤植,減少花費在偵錯的時間。

SAP的整合串接只需要透過簡單幾個步驟,就可以減少重工、資料誤植、增加作業效率

亮點(2) Lale聊天室輔助流程簽核,減少磨擦,提高團隊共識

Agentflow簽核作業,現在有了更友善的協作方式。過去簽核意見往往硬梆梆寫在表單欄位,沒有其他協調機制。在加入Lale EIM之後,啟動表單將自動發起獨立聊天室,並附有自動稽催當關者的功能,團隊成員可以此主題串裡釐清問題與凝聚共識,簽完後自動封存避免聊天室暴增,方便日後查詢對話紀錄。

Agentflow結合Lale EIM,深化主管的管理力道,即時檢視部屬的待辦事項、溝通確認異常與處理方式。

亮點(3) 待辦事項與填單畫面優化,易用性更強

待辦事項的欄位太多嗎? 為了更有效率地的監看部屬工作,Agentflow這次小改版允許使用者可以勾選要顯哪些欄位,以保持待辦事項的畫面簡潔。
Agentflow表單畫面也做了優化,包含:新的預設表單樣式、表單操作按鈕重新排列並移至左側、簽核意見區塊置頂。整體而言,除了更加美觀,簽核意見判讀效率與填單方便性也大幅增加。

採購人員收到通知之後,點卡牌就可以開啟表單,上面就是簽核區塊、左邊直接是功能按鈕。

亮點(4) 流程儀表版,找出人力產值的癥結點

Agentflow整合iDashboard,強化流程戰情室應用。流程運營產生所有的關卡、運作概況、潛在問題,包括:人員/部門稽催次數排名、流程關卡運行時長排名、流程逾期排名、流程使用次數排名…等等數據,都呈現到視覺化的流程儀表板。可做為主管績效評斷、缺失矯正的依據,優化內部作業流程。

數位整合的好處就是蒐集數據,除了流程本身的儀表板查看基本資訊,可以透過戰情室得到更多的數據。

亮點(5) 資安管理升級,營造純淨的協同環境

安全為首要。除了不受廣告干擾之外,Lale EIM強化企業資訊安全,包括:限制使用企業APP的人數總量;群組設有最高管理員以監控聊天室成員;限制截圖、上下載格式、PDF浮水印等資安機制;可進行強制登出、限制登入,限制可安裝的裝置,避免手機因遺失而被盜取。

Lale EIM管理企業內部大大小小的群組,防止在溝通過程丟失重要機密。

亮點(6) AI智能秘書,知識融合推動員工升維

Lale EIM提供多款不同類型的秘書。從基層到高層,都能因AI的輔助而提升工作能力與組織績效:

  • 辦公秘書:在Lale EIM聊天室裡處理80%的協同工作。透過卡牌或指令,直接在聊天室裡執行UniPortal、Agentflow、Docpedia快捷服務(如:啟動流程、查看待辦即公告、跟蹤行程、最近會議、監控專案、調閱文件…等等),不需要切換系統而影響工作節奏。
  • 智庫秘書:分享知識不需要剪剪貼貼。Lale EIM允許個人訓練屬於自己的智庫秘書,以字典概念建立個性化知識庫,透過簡單關鍵字的下達來快速提取知識,或是進行一對一的分享。
  • 智能秘書:AI取代搜尋,從既有企業知識及跨部門資源中得到問題最佳解。Lale EIM支援AIGC深度技術,可整合ChatSonic、Bloom、Jasper…等第三方智能方案,加快生成企業文件或培訓教材,提供工作輔助及疑難解答,讓企業朝向學習型組織邁進。
企業採購透過智能秘書取得市場資訊、建立知識庫。

亮點(7)  Lale微服務,取代高成本長時程的APP開發案

行動APP開發成本過大,不是每種軟體服務都要動到APP,輕巧的Lale微服務是更好的選擇,協助資訊部門進行內部數位化與優化客戶體驗。

Lale微服務具有輕量開發、免安裝,訂閱制、便捷分享與高度定制、同時支援iOS與Android平台。小而美的Lale微服務可運用在:

  • 物聯網治理:水電能耗管理、環境品質監控、安全預警、減碳監測、即時視訊。
  • 開發企業區塊鏈:智能合約、資產確權、數據防偽、供應鏈溯源。
  • 作為AI的服務介面:24H智能客服、培訓中心、企業知識問答。
  • 讓ERP導入最大化:庫存、銷貨、財務、採購…等作業查詢。
  • 內部系統小工具:資源預約、CRM紀錄調閱、人事差勤查詢、維修巡檢回報。
  • 內部金流應用:銜接多元支付,串聯內部訂購、團購服務。
Lale微服務打造辦公室物聯網環境,系統自動監控、啟動異常處理流程、透過行動裝置控制設備。
FRC2023組織賦能研討會 台北場。