合約管理系統
一套簡單易用的合約管理系統,在高度安全下,您可以用電腦與手機上同步調閱最新版合約,解決合約管理上的難題,與上下游維持穩健的合作關係。
完善的合約作業流程:

解決合約管理的難題

合約是企業業務的核心,其影響性不單是企業個體更擴及客戶、上下游廠商間商務關係。合約紙本與相關附件繁雜,經年累月的歷史合約數量更是龐大,若不善加管理長久下導致企業常面臨以下問題:

人工控管易出錯

依賴人工控管合約文件,容易遺失且歷程紀錄不周全,一旦出錯難追查。

誤用舊版合約

沒有定期檢閱版本,造成新舊版本難判、造成雙方困擾,損害公司形象。

不知合約到期

合約數量多、到期日各不同、續約新簽不明,形成服務空窗期。

合約外流

合約遭有心人竊取外流,等同營業知識外洩,嚴重影響公司信譽。

人員交接不清

紙本合約歷經人員異動交接、調閱,難以用口頭交代中間發生甚麼事。

遺漏客戶名單

客戶名單東漏西漏,資料不齊,業務分析與關係維護難以深化。

合約就是業務力的表現

華苓合約管理系統以「範本管理」、「簽核審查」、「案件監管」、「客戶管理」、「紙本領還」、「合約保全」、「稽核報表」等七大面向落實合約管理,協助企業制定標準作業,保障合約內容和生效過程皆符合內外部規範;更全面支持行動裝置,增加業務人員於前線作業敏捷性,提高客戶、供應商間的合作順暢與滿意度。

建立彈性智慧的合約作業

別忘了,不同類型合約需執行不同簽核流程,彈性而智慧的華苓合約管理系統結合 Agentflow企業流程管理系統Docpedia文件管理系統 的精隨,是您建立合約SOP的依據,全面制度化與行動化。

  • 擬定:合約擬定過程完整記錄。
  • 審核:可使用自行開發流程簽核或模組提供流程簽核。
  • 歸檔:流程簽核記錄保存備查。流程簽核結束後自動歸檔至相關資料夾備查。
  • 續簽:自動提醒即將過期之合約,將合約進行續簽改版。 
自動化合約管理流程,不用擔心誤拿或合約過期

<範本管理>

統一控管合約範本

合約既多元、複雜且具專業性,建立貼合企業的內容與資源的標準,避免人員取用來源不明合約,因文字不嚴謹而發生岐義和誤解,導致難以履行或引起爭議,造成企業不可挽回的商業損失。

企業可視商務需求盤點所需合約,由特定人員以性質、類型劃分並上傳相應合約範本,點名合約用途,同時設定更版時效提醒專人定期檢閱。而前線人員即使在外跑業務,透過行動裝置隨時於系統取得最新合約範本,不需一再確認,加速作業時效,更能避免簽訂不當合約。

<簽核審查>

制定SOP流程,便於審查與變更

依據合約類型涉及事項多寡、複雜程度及條款的重要性等,擬訂對應簽核審查規則,定義所需關卡與簽核層級做作為企業合約審查標準作業程序。

當發起任一合約審查流程時,系統將自動以合約類型作為判斷條件,主動分派審查關卡、人員;遇特殊案件須異動審查人員,僅須透過加會簽方式進行審查人員變更,保障每份合約都由最適單位與人員審閱,輔以流程追蹤、稽催、到關通知等機制,強化合約品質與時效性。

<案件監管>

合約到期通知,預留業務反應時間

完整記錄進行中或已完成合約案件之簽核、改版歷程、合約起訖等重要軌跡,便於相關負責人員對案件進行了解與常見問題規避,使新項目或續簽合約時作業更流暢。

設定合約類型、簽訂單位、金額、起訖時間、負責單位、描述等重要資訊於合約索引做為重點提醒,並開啟到期通知;負責人便能於到期前收到系統提醒,在充足時間下與客戶商談續簽事宜,提高客戶滿意度與簽訂率。

<簽核審查>

客戶名單精準保存,建立長期業務關係

合作名單往往分屬多單位或負責人,客端人員異動也僅負責人清楚,藉系統化管理,避免內部人員流動或交接不善,重要客戶名單不翼而飛,導致雙方無法持續互動深化延長合作關係的窘境。

盤點是管理單位執行首要,有助經營者掌握知所有合作關係網與重要領域,並針對重要單位採行特別關注;合約負責人則可依系統上業務窗口聯繫資訊,定期關切,蒐集第一手動態,適時給予解決客戶問題,讓雙方關係更親近。

<紙本領還>

紙本也可管,落實合約調閱登記

企業導入系統之前的紙本合約、導入後系統後的數位化合約,無論哪種都免不了仍會有紙本合約調閱或索取副本需求。

誰說紙本合約難管理,透過系統分發記錄查詢工具閱覽紙本合約持有狀況,並結合分發流程申請檔,將線上數位檔申領,取出紙本合約,而合約持有人亦可在此進行登記、調閱、回收、遺失或其它狀態及註記。

<合約保全>

防堵人為外流,杜絕公司信譽損害因子

杜絕機密合約外洩。華苓合約管理以權限劃分作為基礎防護,再進一步加入離線、連線閱讀、閱讀時間、密碼控管、IP、MAC address、浮水印以及安裝到個人電腦上的軟體做截圖管制等安全加密機制,做到合約遮蔽、限定線上閱讀、強制版權宣告、密碼保護、屏蔽軟體截圖、連線讀取限制,以系統制約,全面阻擋不當人為外流,主動預防降低發生率。

<稽核報表>

數位化歷程管理,優化稽核作業

報表為集結企業合約管理相關績效數據的戰情中心,隨時提供最新數據供經營者檢視並做為管理方針調動、決策的依據;也為內外部稽核作業隨時準好準備。

 

系統統計各類合約簽署量、各月合約簽訂量、合約審核作業平均天數、退件項目與負責人等數據,分析當前企業商務重心、業務高低峰以及作業時效、人員績效是否合宜。面對內外稽,可自行設定審視條件,報表隨設隨產;紙本抽查也不怕,套用合約封面,清楚條列該合約過往簽核記錄與改版歷程,稽核無壓力。