- 統一控管合約範本
- 制定SOP流程，便於審查與變更
- 合約到期通知，預留業務反應時間
- 客戶名單精準保存，建立長期業務關係
- 紙本也可管，落實合約調閱登記
- 防堵人為外流，杜絕公司信譽損害因子
- 合約歷程管理，優化稽核作業
解決合約管理的難題
合約是企業業務的核心，其影響性不單是企業個體更擴及客戶、上下游廠商間商務關係。合約紙本與相關附件繁雜，經年累月的歷史合約數量更是龐大，若不善加管理長久下導致企業常面臨以下問題：
人工控管易出錯
依賴人工控管合約文件，容易遺失且歷程紀錄不周全，一旦出錯難追查。
誤用舊版合約
沒有定期檢閱版本，造成新舊版本難判、造成雙方困擾，損害公司形象。
不知合約到期
合約數量多、到期日各不同、續約新簽不明，形成服務空窗期。
合約外流
合約遭有心人竊取外流，等同營業知識外洩，嚴重影響公司信譽。
人員交接不清
紙本合約歷經人員異動交接、調閱，難以用口頭交代中間發生甚麼事。
遺漏客戶名單
客戶名單東漏西漏，資料不齊，業務分析與關係維護難以深化。
合約就是業務力的表現
華苓合約管理系統以「範本管理」、「簽核審查」、「案件監管」、「客戶管理」、「紙本領還」、「合約保全」、「稽核報表」等七大面向落實合約管理，協助企業制定標準作業，保障合約內容和生效過程皆符合內外部規範；更全面支持行動裝置，增加業務人員於前線作業敏捷性，提高客戶、供應商間的合作順暢與滿意度。
建立彈性智慧的合約作業
別忘了，不同類型合約需執行不同簽核流程，彈性而智慧的華苓合約管理系統結合 Agentflow企業流程管理系統 與 Docpedia文件管理系統 的精隨，是您建立合約SOP的依據，全面制度化與行動化。
- 擬定：合約擬定過程完整記錄。
- 審核：可使用自行開發流程簽核或模組提供流程簽核。
- 歸檔：流程簽核記錄保存備查。流程簽核結束後自動歸檔至相關資料夾備查。
- 續簽：自動提醒即將過期之合約，將合約進行續簽改版。
<範本管理>
統一控管合約範本
合約既多元、複雜且具專業性，建立貼合企業的內容與資源的標準，避免人員取用來源不明合約，因文字不嚴謹而發生岐義和誤解，導致難以履行或引起爭議，造成企業不可挽回的商業損失。
企業可視商務需求盤點所需合約，由特定人員以性質、類型劃分並上傳相應合約範本，點名合約用途，同時設定更版時效提醒專人定期檢閱。而前線人員即使在外跑業務，透過行動裝置隨時於系統取得最新合約範本，不需一再確認，加速作業時效，更能避免簽訂不當合約。
<簽核審查>
制定SOP流程，便於審查與變更
依據合約類型涉及事項多寡、複雜程度及條款的重要性等，擬訂對應簽核審查規則，定義所需關卡與簽核層級做作為企業合約審查標準作業程序。
當發起任一合約審查流程時，系統將自動以合約類型作為判斷條件，主動分派審查關卡、人員；遇特殊案件須異動審查人員，僅須透過加會簽方式進行審查人員變更，保障每份合約都由最適單位與人員審閱，輔以流程追蹤、稽催、到關通知等機制，強化合約品質與時效性。
<案件監管>
合約到期通知，預留業務反應時間
完整記錄進行中或已完成合約案件之簽核、改版歷程、合約起訖等重要軌跡，便於相關負責人員對案件進行了解與常見問題規避，使新項目或續簽合約時作業更流暢。
設定合約類型、簽訂單位、金額、起訖時間、負責單位、描述等重要資訊於合約索引做為重點提醒，並開啟到期通知；負責人便能於到期前收到系統提醒，在充足時間下與客戶商談續簽事宜，提高客戶滿意度與簽訂率。
<簽核審查>
客戶名單精準保存，建立長期業務關係
合作名單往往分屬多單位或負責人，客端人員異動也僅負責人清楚，藉系統化管理，避免內部人員流動或交接不善，重要客戶名單不翼而飛，導致雙方無法持續互動深化延長合作關係的窘境。
盤點是管理單位執行首要，有助經營者掌握知所有合作關係網與重要領域，並針對重要單位採行特別關注；合約負責人則可依系統上業務窗口聯繫資訊，定期關切，蒐集第一手動態，適時給予解決客戶問題，讓雙方關係更親近。
<紙本領還>
紙本也可管，落實合約調閱登記
企業導入系統之前的紙本合約、導入後系統後的數位化合約，無論哪種都免不了仍會有紙本合約調閱或索取副本需求。
誰說紙本合約難管理，透過系統分發記錄查詢工具閱覽紙本合約持有狀況，並結合分發流程申請檔，將線上數位檔申領，取出紙本合約，而合約持有人亦可在此進行登記、調閱、回收、遺失或其它狀態及註記。
<合約保全>
防堵人為外流，杜絕公司信譽損害因子
杜絕機密合約外洩。華苓合約管理以權限劃分作為基礎防護，再進一步加入離線、連線閱讀、閱讀時間、密碼控管、IP、MAC address、浮水印以及安裝到個人電腦上的軟體做截圖管制等安全加密機制，做到合約遮蔽、限定線上閱讀、強制版權宣告、密碼保護、屏蔽軟體截圖、連線讀取限制，以系統制約，全面阻擋不當人為外流，主動預防降低發生率。
<稽核報表>
數位化歷程管理，優化稽核作業
報表為集結企業合約管理相關績效數據的戰情中心，隨時提供最新數據供經營者檢視並做為管理方針調動、決策的依據；也為內外部稽核作業隨時準好準備。
系統統計各類合約簽署量、各月合約簽訂量、合約審核作業平均天數、退件項目與負責人等數據，分析當前企業商務重心、業務高低峰以及作業時效、人員績效是否合宜。面對內外稽，可自行設定審視條件，報表隨設隨產；紙本抽查也不怕，套用合約封面，清楚條列該合約過往簽核記錄與改版歷程，稽核無壓力。
