Docpedia文件管理系統提供檔追蹤、版控、簽核、保全、調閱、分享的文件管理系統。降低資料外洩風險，妥善保存數位資產，協助公司上下建立良好的知識文件管理習慣，並秉持操作友善性、多應用範疇、細密控管手法，賦予文管系統新的使命。
- 落實ISO文件製修廢流程。
- 提供品質稽核的資料佐證。
- 安全的文檔分享，加速內外部溝通。
- 紀錄監控員工存取文件的軌跡。
- 依照公司制度與層級控檔文件。
- 在資安前提下，集中管理知識資產。
- 建構知識庫，實施標準化作業。
- 加快文件檢索，提升工作效率。
Docpedia 最可靠的文管系統
Docpedia兼顧DCC人員、資訊部門、一般員工及企業經營者的需求，將企業文件管理面臨的難題一一破解。文件數量的只會越來越多，即早導入Docpedia才是長遠之計。
超過50種管理及報表工具，自動管理、快速調整。減少管理所需投入的人力及時間成本；並簡化文件調閱工作、提升資料的即時與正確性。
草稿、審核中、待發佈、已發佈、鎖定、簽出修定中、過期、作廢、刪除等九類文件狀態，且於不同文件狀態下明確規範其可操作行為。
可依資料夾、文件、文件附檔等多層次權限管控，使用者依人員、職務、部門、群組不同，區分閱讀或管理權限。
文件遮蔽、限定線上閱讀、強制版權宣告、PDF防護及24小時監控報表等五重防線，降低文件外洩因子。
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無限擴充分點應用
由中央控管，針對各地分點、供應商、或客戶設立獨立文管入口，便於提供資料且確保內部相關文件資料不被閱覽盜取。
能支撐超過十萬份以上文件，六千個資料夾或以上之大量文件處理，且在運作時仍保有順暢且快速的處理效能。
Docpedia解決企業的文管難題
文件越來越難找。
紙本檔歸檔佔地方，容易遺失掉頁。 人工填寫攜出紀錄，資料不齊難追查。 電腦資料夾太分散，查詢不易。
常拿到舊版文件。
無法即時得知文件改版訊息。 檔版本標示不明。 我改你也改，容易造成版本互壓。
檔審批速度差。
紙本簽太久，審批進度難追蹤，意見收集慢。 要列印的附件過多，減緩作業速度。 人工稽催效率差，不好意思當面追件。
文件有外洩疑慮。
電腦檔案夾權限設定陽春，文件易攜出。如何進行日常監控，防患於未燃?幾萬份文件難套用安規，人員異動怎麼辦?
文件調閱太費力。
大量紙本檔歸檔與調閱不易。人工跑紙本調閱，調閱時間冗長。文管工具缺乏彈性，組織與權限設定不符合實際需求。
ISO關聯文件難管理。
四階檔制修廢靠人工處理，易出錯。DCC須IT協助設定權限，缺乏時效性。面對廠稽，作業紀錄舉證不易。
新版ISO要求多。
ISO 9001:2015增加知識管理的要求。ISO 13485:2016增加軟體確校、檔保存期限的要求。知識管理要如何實施?該如何管理軟體確效技術文件? 各類稽核、管理記錄如何妥善保存?
文件紀錄難追蹤。
輕鬆管理檔存取權限，監管和報告檔使用方式，實現檔生命週期管理自動化。文件生命週期權限控管過於簡單，無法精確管理。修改歷程無紀錄，不知誰改了文件。DCC需整理報表給主管。
企業知識正在流失。
行動化，減少文件運用次數。知識多半存於人腦，無法聚形留存傳承，造成技術斷層。紙本保存不易，環境傷害、人員離異造成檔遺失。
企業文檔管理
彈性群組編管
Docpedia『群組機制』可依個人、職務或部門，預設不同簽核群組，設好的群組則可供各檔類別、資料夾、簽核規則重覆組合應用；遇人員異動也僅須修改群組無須更動流程，靈活又易維護。
生命週期監測
企業可落實每份文件的制定、改版、作廢、管理、分發、瀏覽、調閱等文件週期管理，設定每份文件有效期限與過期通知規則，自動通知作者及DCC進行改版或作廢，確保文件內容有效性。
履歷索引紀要
Docpedia提供索引卡可說是檔專屬身分履歷，顯示檔基本內容、所有改版和簽核紀錄外，也紀錄檔訂閱、點擊及下載等使用狀況；依照不同類型檔，企業可依自行定義、擴充資料欄位。
PDF封面圖章
依照不同檔類型，套用不同的檔封面，封面內容來源為索引卡中的資料，可依需求彈性調動，文件主題、版號、簽核歷程等重要稽核資訊一目瞭然，協助主管快速瞭解改版用意，加速決策。
成批匯入匯出
透過Docpedia文件匯入工具，可將現行文件轉入系統建檔，轉換過程中可一併檢查現行檔案是否有遺失或關聯遺失，提示使用者注意；系統上線後仍可於任一資料夾內進行匯入，亦可選擇任一資料夾及其下層文件一次匯出。
多元搜尋檢索
Docpedia提供全文檢索功能，除擇定選項輸入對應單一關鍵字外，也可以不限選項條件的使用複合關鍵字、組合關鍵字等不同的指令來讓搜尋結果更精準，還能匯出成報表。
紙本領還控管
透過分發記錄查詢工具閱覽紙本持有狀況，並結合分發流程申請檔，將線上數位檔申領，取出紙本文件，而文件持有人亦可在此進行登記、調閱、回收、遺失或其它狀態及註記。
跨應用文件整合
Docpedia提API介面，可快速與流程、合約、專案、ECN、ERP、ECN等系統進行應用整合，各系統、AP文檔皆集中歸檔至此，讓Docpedia成為企業唯一的文檔知識庫。
百變簽核應用
拖拉式流程關卡設計
不限定節點數、不強制順序，簡單拖拉便可輕鬆設定或變更關卡順序，當流程關卡變動時也不無須重建流程，只需針對各節點前後移動或刪除即可，搭配圖形化流程關卡檢視更加直覺易用。
多變文檔審核
提供會簽、串簽、審核簽、循序簽、動態加會簽、代理人等多樣簽核機制，允許企業依據檔類別、密等設定啟動不同流程組合進行檔審核。
彈性群組編管
Docpedia『群組機制』，可依個人、職務或部門，預設不同簽核群組，設好的群組則可供各類別簽核規則重覆組合應用；遇人員異動也僅須修改群組無須更動流程，靈活又易維護。
批次增修訂
高階文件（一二三階文件）和多四階表單，無論是批次新增、改版，局部改版、廢止甚至同步廢紙等，皆可於一次性簽核流程中進行審核，便於DCC快速處理，避免各階層版不一以致影響作業品質。
追蹤與稽催
提供即時簽核進度追蹤以及多頻率稽催』服務。隨時檢視目前流程簽核狀態，依據不同速別的審核限定流程完成時限及逾時稽催頻率，還可設定稽催通知同步該簽核關卡人員的主管及特定人員，加速完成時效。
文件資安保全
文件遮蔽
依照不同人員職務或是不同資料夾，設定文件閱讀、發佈、管理權限，達到初步文件防護，降低閒雜人員取用重要文件的風險。
限定線上閱讀，杜絕文件不當下載攜出
Docpedia允許在特定網域內，只能夠在線上進行閱讀，以避免文件被重製。
強制版權宣告
Docpedia強化檔浮水印，針對檔類別、審核階段套用不同浮水印，並可動態加入下載人員、時間、IP等資訊，自行決定顯示位置，提高識別度。
強化PDF防護
Docpedia整合PDF SecuVue、TrustView，提供更靈活、安全的加密機制，包含離線、連線閱讀、閱讀時間、密碼控管、IP、MAC address 以及身分驗證等控管。
文件截圖遮罩
對安裝到個人電腦上的軟體做截圖管制，由企業自行設定黑名單，避免只允許在公司內部檢視的文件被截圖外流出去，阻擋人為不當行為所造成的檔外流。
24H監控報表
Docpedia的文管守門員功能，可依部門或員工設定可閱讀、下載的文件密等、次數等條件，一旦超過警戒值，系統便自動寄送報表給主管，進一步追查員工是否有不合理的存取行為，達到嚇阻作用。
ISO文件管理
ISO組合自由配，要怎麼管都行
企業可自行依條款、廠區、型態、類別、階層、部門等定義各自ISO管理種類與檔分組方式，適用各產業各項ISO認證及多樣企業組織管理辦法。
ISO關聯文件
分為一般關聯和ISO關聯索。索引卡內顯示除各階檔相關聯的檔列表外，另提供被關聯的檔列表，完整顯示檔的整體關聯狀態。
文件整批簽核
高階文件（一二三階文件）和多四階表單，無論是批次新增、改版，局部改版、廢止甚至同步廢紙等，皆可於一次性簽核流程中進行審核，便於DCC快速處理，避免各階層版不一以致影響作業品質。
知識傳承管理
知識生命週期管理
透過文件的建立、審核、發行、閱覽、變更改版、廢止以及知識問答、分類、最佳答案、積分評價、引用等，協助企業確實將研發技術、生產管理、作業標準等知識文件進行留存與傳承，且掌控記錄產出、使用、維護等過程整體運動過程。
知識交流共創
知識庫以常見的知識區問答方式，簡化知識分享的步驟。 使用上，員工互拋問題尋求解答，或是由管理單位有計畫地發行各項知識，知識庫裡的文章可標註為最佳解答，具有問答投票和評分機制，以確保回文的質量。
知識互動標籤，雙向知識連結
知識庫中加入標籤管理，更嚴謹的以標籤定義來分類知識，幫助企業更有規劃的佈署企業知識，也有助於人員搜尋資料、獲取洞見。標籤亦為各類知識進入捷徑，以便獲得更佳化個人化的體驗。
知識智能檢索
以全域搜尋運用人工智慧自動篩選題目、匹配答案，提高搜尋的精準度，讓知識工作者快速取得所需要的資訊。
知識檔共用
以標準檔或從知識庫問答交流而產生的企業知識，都可於歸檔於Docpedia，正式出版為各作業程式書或技術研發檔等於內部進行訓練和資訊共用，亦可開放給外部夥伴、上下游廠商等單位，在組織、資料和文件上進行權限控管，讓單位人員僅能閱覽管理者開放式對應文件，同步做到知識共用及知識保全。
Docpedia產業應用
製造業
結合數位製令，確保生產品質
金融保險業
打造精準法金合約文件應用
精密機械
落實品質策略實現知識傳承
生技業
輔助生技產業QMS系統實現
