企業日常運營中，請採購流程（包括請購、採購、驗收、付款等階段）是舉足輕重的財務作業，影響企業與供應商之間的信任關係。
使用電子化請採購系統可以顯著減少手動處理時產生的錯誤，同時提高整個流程的透明性，特別是在大規模採購的情境下，對於控制支出和增加競爭力極為重要。而採購流程的標準化有助於風險管理，降低供應鏈中斷的風險，並確保合規性。
智能技術推陳出新，過去便利的自動化（Automation）提升為超智動化（HA, Hyper Automation），AI Agent、對話機器人、RPA被運用在請採購流程，自動執行業務指引及流程中重複的任務，代表著優化營運、節省時間和資源分配的強大轉變。採購團隊專注於策略性任務，最終提高供應商關係管理和整體績效。
手動低效，請採購作業的常見問題
從採購到付款，是一個密集手動的過程，涉及眾多部門和獨立系統。採購團隊常會遇到以下問題：
(1) 效率低下：靠人工手動填寫和傳遞，整個流程耗時且繁瑣。跨部門協作下延遲現象尤為明顯。
(2) 資料錯誤與不一致：數量、規格或價格可能被誤填，進而影響採購決策和後續流程。表單文件可能有多個版本，導致資料不一致或重複申請。
(3) 溝通與協作困難：請購部門、採購部門和財務部門之間靠信件或口語往來，需求未被正確理解或執行，加上不同的記錄方式，訊息無法即時同步。
(4) 驗收標準不一：缺乏標準化的驗收流程可能導致驗收結果不一致，進而影響產品質量或服務水平。此外，手動處理付款流程可能因審核繁瑣而延遲。
(5) 缺乏透明度與追蹤能力：管理層難以有效監控案件狀態和進度。手動整理資料生成報告不僅耗時，還容易出錯，導致決策錯誤與資源浪費。
(6) 合規性與風險管理不足：運營風險是企業需要特別關注的問題。例如，未經授權的採購行為或付款錯誤可能引發法律問題。缺乏完整的記錄和追蹤機制，增加了審計的複雜性。
請採購超智動化實施對策與六大步驟
在當今快速變化的商業環境中，請採購自動化作業已成為提升效率和降低成本的關鍵。透過以下六大步驟，可以有效實現自動化作業，從而優化整體流程。
實施對策
首先，導入數位化流程簽核，能夠減少人為錯誤及作業延遲，確保流程的順暢性。接著，整合文管系統則能保障請採購文件的安全存儲及便於稽核。隨後，部署即時通訊軟體，提升資訊接收的敏捷性，讓相關人員能迅速反應。此外，利用AI對話機器人提供即時諮詢，進一步提升服務質量。運用RPA工具來自動處理重複任務，能顯著節省時間與人力資源。最後，整合AI Agent，即時提供違規預警與風險分析，確保採購過程的合規性與安全性。這些步驟的實施，將為企業帶來更高效的採購管理體驗。
步驟(1) 導入數位化流程簽核，避免人為錯誤及作業延遲
流程系統提供標準化的請購單、採購單、驗收單等表單，確保所有部門使用一致的格式，減少錯誤與混淆。依照規劃好的簽核路徑，自動將請購單從請購部門傳遞至採購部門、財務部門，並在每個節點觸發相應的審核與處理，減少手動傳遞的延遲。實時顯示請購單的處理狀態（如已提交、已審核、已採購、已驗收），讓相關人員隨時掌握進度。
由各單位呈送採購單，採購可依據採購類別合併成同一張採購單，採購完成後，可依同間廠商合併驗收單，統一驗收付款。例如：各單位都有採購文具用品的需求，可依照採購類別合併成同一間採購單及驗收單，統一驗收後辦理付款流程。
步驟(2) 整合文管系統，安全存儲請採購文件，充容應對稽核
文管系統的統一存儲與分類，請購單、採購單、報價單、發票、驗收報告等文件集中存儲，並按類別、日期或專案分類，方便查找與管理。自動保存文件的不同版本，確保所有人使用最新版本，避免因版本混亂導致的錯誤。
根據年度稽核計畫的實施，系統可以自動檢查請採購流程是否符合 ISO 標準，例如是否經過適當審核、是否符合預算限制，並生成合規性報告。系統自動保存所有流程記錄，包括表單提交時間、審核人員、處理結果等，方便稽核人員查詢與驗證。
系統可以自動檢查請採購流程中的文件是否齊全，例如是否有請購單、採購單、發票、驗收報告，並生成完整性報告。系統可以根據稽核要求，快速提取相關文件與記錄，例如某段時間內的所有請購單與採購單，減少稽核準備的時間。
步驟(3) 部署企業即時通訊軟體，溝通無礙，敏捷接收請採購資訊
企業即時通訊軟體（Enterprise Instant Messaging，EIM）的即時溝通功能能夠大幅縮短請購部門、採購部門和財務部門之間的溝通時間，減少傳統郵件往返的延遲。透過建立專案群組，相關人員可以在同一平台上快速討論請購需求、採購進度或驗收問題，確保資訊傳遞的即時性與準確性。此外，企業即時通訊軟體的文件傳送功能讓請購單、採購單、報價單等文件能夠即時傳遞，減少手動傳遞的錯誤與延遲，並可與雲端儲存服務整合，確保文件集中管理且版本一致。
其次，企業即時通訊軟體能夠增強流程的透明度。採購人員可以透過聊天室即時更新請購單的處理狀態，例如已審核、已採購或已驗收，讓相關部門隨時掌握進度。自動提醒功能則能確保審核人員及時簽核請購單或財務人員處理付款，避免流程停滯。同時，企業即時通訊軟體的歷史記錄保存功能讓所有溝通記錄和文件傳遞均有跡可循，方便後續查詢或審計，進一步提升合規性與風險管理能力。
步驟(4) AI聊天機器人，輔助內訓，提供請採購諮詢服務
基於LLM（大型語言模型）的聊天機器人則專注於處理自然語言任務，提升溝通效率與資料處理能力。它能自動解析請購需求的文字描述，轉化為結構化資料，方便系統處理。此外，聊天機器人可以作為內部培訓機器人或智能客服，回答員工關於請採購流程的常見問題，如「如何填寫請購單？」或「如何查詢採購進度？」。
透過AI的協助，根據範本自動生成採購合約、驗收報告等文件，並進行初步審核，以確保內容的準確性與合規性。聊天機器人還能自動與供應商進行郵件溝通，例如確認報價或追蹤交貨進度，從而提升溝通的效率與一致性。
步驟(5) 運用RPA工具，自動處理請採購作業中的重複任務
RPA（機器人流程自動化）可自動化處理重複性高且規則明確的任務，顯著提升採購流程的效率與準確性。在請採購作業中，利用RPA從電子郵件或系統提取請購需求，並將資料輸入至ERP或採購系統，從而減少手動輸入的錯誤與時間。
為了提高採購決策的效率，RPA能夠從多個供應商獲取報價並進行比對，以選擇最佳方案。在發票處理與付款方面，RPA自動驗證發票與採購單的一致性，並啟動付款流程，減輕財務部門的工作負擔。對於狀態追蹤與通知，RPA可以自動追蹤請購單的處理進度，並在關鍵節點（如審核完成、採購完成）發送通知，確保流程順利進行。
步驟(6) 整合AI Agent，24H無間斷違規稽查與風險分析
稽核機器人是AI Agent的應用之一。稽核機器人自動檢查採購流程中的合規性與風險，確保符合企業規範與法規要求。透過自動化技術，系統能檢查請購單、採購單及發票等文件的合規性，例如確認是否符合預算限制及是否經過適當審核。此外，系統具備偵測流程異常的能力，例如重複請購或超額採購，並能即時發出預警，以降低風險。根據歷史數據進行風險評估，生成的報告將幫助企業優化採購策略與流程。
此外，AI稽核機器人還能根據歷史數據，預測未來的風險趨勢，幫助企業提前制定應對策略，進一步強化風險管理與合規性。AI稽核機器人與文件管理系統、流程管理系統的整合，更能提供即時風險分析與合規性報告。
華苓科技請採購超智動化方案
在現代企業中，請採購作業的自動化不僅能提升效率，還能降低人為錯誤與風險。華苓透過整合以下產品，為帶來更周全的請採購作業：
- Agentflow企業流程管理系統：負責將請採購的簽核流程數位化與自動化，確保流程順暢與即時追蹤。
- Docpedia文件管理系統：集中存儲與管理請採購相關文件，確保文件安全、可追溯並強化內控機制。
- Lale EIM企業即時通訊軟體：促進跨部門與供應商間的即時溝通與協作，提升資訊透明度與效率。
- LLM EIM對話機器人：提供即時指引與自動化提醒，協助員工快速完成請採購相關操作與查詢。
- AutoMan機器人流程自動化工具：處理請採購中的重複性任務（如數據輸入、報表生成），提升效率與準確性。
- AI稽核機器人：自動分析請採購流程中的風險與異常，確保合規性並提供風險預警與改進建議。
請採購超智動化，帶來供應商管理的優化價值
請採購自動化方案不僅能優化企業內部流程，更能為供應商管理帶來顯著的價值。透過整合Agentflow、Docpedia、Lale EIM、LLM對話機器人、RPA以及AI稽核機器人等系統，企業能夠在供應商管理的各個環節中提升效率、降低風險，並強化合作關係。
1. 提升供應商選擇與評估效率
- 自動化供應商資料管理：透過RPA機器人，企業能自動化更新供應商資料（如聯絡資訊、產品報價、合約條款等），確保資料的即時性與準確性。
- 智能評估與篩選：AI稽核機器人可根據歷史交易數據、供應商績效指標（如交貨準時率、品質合格率等），自動評估供應商的表現，並提供客觀的評分與建議，協助企業快速選擇合適的供應商。
- 風險預警：AI稽核機器人還能分析供應商的財務狀況、市場聲譽等，提前預警潛在風險（如供應商倒閉、合規問題等），幫助企業做出更安全的決策。
2. 強化供應商溝通與協作
- 即時溝通與資訊共享：透過Lale EIM，企業能與供應商即時溝通，快速解決問題（如交期調整、品質異常等），並分享相關文件（如採購單、合約等），確保資訊透明。
- 自動化通知與提醒：LLM對話機器人可自動發送通知給供應商（如訂單確認、交貨提醒等），減少人工操作，提升溝通效率。
- 跨部門協作：Lale EIM還能整合企業內部各部門（如採購、財務、倉儲）與供應商的溝通，確保所有相關人員都能獲取最新資訊，避免資訊落差。
3. 優化供應商合約與文件管理
- 合約自動化生成與管理：透過Docpedia，企業能集中存儲所有供應商合約，並根據模板自動生成合約，減少人工操作。系統還能自動提醒合約到期日，確保續約或終止合約的時效性。
- 版本控制與稽核：Docpedia的版本控制功能，確保合約變更都有跡可循，並提供詳細的存取記錄，強化內控與合規性。
- 風險管理：AI稽核機器人能自動分析合約條款，檢查是否存在不利於企業的條款（如罰則不明確、交貨條件不合理等），並提供修改建議。
4. 提升供應商績效管理
- 數據驅動的績效分析：透過RPA與AI稽核機器人，企業能自動化收集供應商的績效數據（如交貨準時率、品質合格率、服務滿意度等），並生成績效報告，提供客觀的評估依據。
- 持續改進建議：AI稽核機器人還能根據績效數據，提供供應商改進建議（如提升交貨速度、改善產品品質等），幫助供應商提升表現，從而強化合作關係。
- 獎懲機制：企業可根據績效報告，制定獎懲機制（如優先採購、減少訂單等），激勵供應商持續提升服務品質。
5. 降低供應商管理風險
- 合規性檢查：AI稽核機器人能自動檢查供應商是否符合企業的合規要求（如環保標準、勞工政策等），並提供風險預警，確保供應商管理符合法規與企業政策。
- 供應鏈風險管理：透過AI稽核機器人，企業能分析供應商的供應鏈穩定性，提前預警潛在風險（如原材料短缺、物流延誤等），並制定應對策略，確保供應鏈的穩定性。
- 歷史數據分析：AI稽核機器人還能根據歷史交易數據，分析供應商的風險趨勢（如價格波動、交貨延遲等），幫助企業提前制定應對方案。
透過請採購作業優化，為供應商管理帶來的價值，不僅在於提升效率與降低風險，更在於強化企業與供應商的合作關係。透過自動化工具與智能技術，企業能更快速、更精準地選擇與評估供應商，並透過即時溝通與績效管理，持續優化供應商表現。此外，風險管理與合規性檢查功能，確保供應商管理符合企業政策與法規要求，為企業創造更高的價值與競爭力。
