iProject
專案管理系統
事情做對最重要,團隊協同神隊友。
華苓科技「iProject專案管理系統」從「工作與類型盤點」、「工作分解結構(WBS)」、「角色分工定位」、「工作時程管理(甘特圖)」、「工作大事紀」、「專案管理報表」等面向,以有章法的方式管理與維護團隊,幫助團隊過濾、減少不必要的訊息阻擾、得以正確且專心處理手上的專案,效率與品質兼具。

專案管理四大難題

缺乏系統監管的專案,最常在專案目標、關聯項目、執行過程、經驗傳承上出現管理問題。iProject解決專案管理四大難題。

專案目標不聚焦

只看到自己所負責的項目,不清楚整體專案重要性、專案架構,不清專案參與人員,對專案進度延誤也就不痛不癢。

關聯項目掌握差

專案需多項目彼此相關連動,在任務項目繁多狀況下,很難透過專案負責人單一力量一一詢問了解執行狀況並排解問題,影響專案執行順暢度與時效性。

執行過程不透明

專案任務與溝通資訊不明,管理或決策者無法清楚整體執行,造成各管理階層及功能單位決策不良,失誤不斷。

過去經驗無傳承

到底過去專案執行、達成情況、投入人力與成本計算是否有需要改進地方,沒有系統可統計相關數據,難對未來專案執行效益進行對策與提升。

<工作與類型盤點>
做好基礎功,工作任務不漏接

如要善於管理時間,做事講究效率,其中一個關鍵就在於要先盤點手頭上到底有那些待辦事項需要執行,千千萬萬別小看這個動作,看似無關緊要的盤點動作,卻是影響工作能否順暢進行的關鍵,也是主管在指派工作任務時評斷人力與時效的依據。

除了將項目進行盤點外,同時也對其進行類型劃分,清楚區隔各項目來源劃分,個人工作、部門工作、會議工作還是專案工作類型,並對各項工作進行重要與難易度標示,善用數位工具輔助大腦釐清。

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<工作分解結構(WBS)>
展開工作細項,各環節確實執行與銜接

當已清楚條列所有工作項目後,接下來就必須建立各工作或專案的工作分解架構(以下簡稱WBS),由該專案負責人將所有細部工作項目展開,清楚匡列專案團隊成員後續執行方向與範圍,讓專案團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理;此步驟尤其重要,一旦WBS做的不完整或不正確,後續所有根據此專案WBS所擬定出來的資源運用與人員執行方向,將有所偏差,進而造成事倍功半的狀況。

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<角色分工定位>
排定負責與處理人,正確用人資源最大化

工作細項都由誰負責,這個誰,將依循專案經理的指示,對項目處理進行指導與監督,避免項目處理人員於過程中因有疑問無法獲得即時解答而造成執行落差,最終導致專案協調與資源調度的功能無法確實發揮。

管理階層與專案經理則可隨時於系統查看或與項目負責人了解狀況,在項目與角色分工皆明確下,團隊成員皆可專心致力於個人負責範圍,避免不必要的干擾,影響作業時效與品質。

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<工作時程管理(甘特圖)>
精準排程 控管專案流程與成本

除專案細部工作項目與人力資源安排外,專案更重要的是專案時程表及專案重要里程碑與交付成果,專案經理可評估各工作項目所需時間,並將時程名列於系統上,使所有處理人清楚所訂定的時程規劃,按表進行。

專案執行時間往往有限,需要更精準地安排與掌控,而專案經理也能藉由各專案時程規劃,避免專案時程衝突與人力排擠的議題產生,確保專案有序執行並穩固品質成效。

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<工作大事紀>
即時回報、重要事件紀錄,推進矯正應變

單靠口述與腦袋溝通記事是件很辛苦的事,也常會有選擇性記憶或遺漏關鍵點,當這狀況出現,就成了團隊溝通、專案進行的瓶頸所在,導致專案執行錯誤、風險產生影響專案執行的效率。

所有專案成員,無論負責人或處理人,依照規定確實回報工作進度與狀況,在系統上清楚明列,幫助事件透明化,問題障礙可即時處理排解、糾正偏差與錯誤,使專案可順暢與如期地進行,致使目標依預定日完成。

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<專案管理報表>
數據為輔 複雜的事簡單管理

專案管理在企業內部是非常重要的一環,如能使用好的專案管理系統,必然也會建立起好的管理思維,內部資源才能夠有效的整合與應用。而華苓專案管理系統就每個專案執行、達成情況、投入人力與成本計算等加以確實記錄,能夠幫助管理者,透過多個專案所累計的數據,找出實際和潛在的影響因素,藉以調整管理策略,強化團隊執行力與成效。

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