解決公文管理難題

伏羲電子公文系統(簡稱：伏羲公文)適用於企業、政府機關、財團法人、合作廠商、媒體之間的公文往來溝通作業，解決「來文作業」、「製作發文」、「簽呈審批」、「歸檔調閱」四大公文管理問題，協助收發單位在處理在內外部電子公文與紙本公文時從容應對，激化跨部門回應，掌握公文處理進度。

伏羲公文便捷而強大，在最高安全規範下，落實上層指示，打破部門訊息斷層。伏羲公文實時精準分析可統計公文時效、收發文數量等，建立完善公文流程監管與稽核機制，創造最佳公文處理程序，協助承辦人增益公文處理時效。

人工控管易出錯

依賴人工控管合約文件，容易遺失且歷程紀錄不周全，一旦出錯難追查。

誤用舊版合約

沒有定期檢閱版本，造成新舊版本難判、造成雙方困擾，損害公司形象。

不知合約到期

合約數量多、到期日各不同、續約新簽不明，形成服務空窗期。

合約外流

合約遭有心人竊取外流，等同營業知識外洩，嚴重影響公司信譽。

人員交接不清

紙本合約歷經人員異動交接、調閱，難以用口頭交代中間發生甚麼事。

遺漏客戶名單

客戶名單東漏西漏，資料不齊，業務分析與關係維護難以深化。

超高效率的收文作業

伏羲公文省去人工輸入的繁瑣過程，自動登錄來自政府機構的電子公文。對於紙本公文，採掃描辨識方式，自動化校閱歸檔，完整記錄公文往來歷程。伏羲公文支援匯出/匯入政府公文系統di檔，舉凡公家單位、非營利機構的電子公文、函覆公文、創稿、紙本都可直接匯入。

伏羲公文為每份公文保留完整的收文記錄，透過電子交換系統進行收發文作業，經政府認証的國檔系統，隨時隨地監看公文流向，並且滿足檔案管理之需求，作為報表分析及稽核佐證。

嚴謹的發文作業

伏羲公文融合文稿製作與審批作業，經過內部審批核發的公文，為內容正確性與正當性提供最大保障，減少人員發文疏失或資料誤植。

暫存匣︰提供存放個人尚未做登錄送出的創稿文，可隨時修改或做刪除。詞庫︰系統貼心的設計，提供常用的主旨文字供選取，可選取過去已使用過類似的主旨，再加以修改，免去打字的時間，選擇不一樣的速別會帶出依該速別自動計算出來的限辦日期。

業界最彈性的簽核審批

一般公文系統簽核能力薄弱，由於各單位的人員編制、作業規範差異頗大，審批要合用，往往要付出大筆客製費用，更為升級維護埋下隱憂。華苓以電子簽核系統起家，伏羲公文能實施高度彈性的審批作業。

伏羲公文支援併簽、串簽、加會簽、動態加會簽…等多樣化簽核，配合好用的代理人機制，允許中途調整簽核方式，或額外加簽至秘書、特助等特定人員。伏羲公文同時運用E-mail開啟表單及行動簽核增加方便性；若有特殊需要，可設定強制送簽，例如：送給院長批核之前，先給主祕看過。或是結案擲回，例如：院長批准的公文在回到承辦人之前，先給主祕或文書組長看過。

公文歸檔調閱

系統採用標準ODBC（Open Database Connectivity，開放資料庫互連）資料庫介面，與其他單位現存應用系統相容性高。協助管理者輕鬆管理及佈署，透過WEB化跨平台設計，簡單、輕鬆好管理。檔管人員除可儲存管理數位化之公文影像檔案外，亦可同時一併管理隨文電子附件檔案，大幅降低以往隨文附件難尋的困擾。