根據經濟部統計，台灣藥品、醫療用品及化妝品零售業的年營業額已連續兩年超過2,000億元新台幣。台灣藥局數量在2023年達到10,584家，比7-11還多1.6倍。
隨著台灣人口老化與健康意識的提升，連鎖藥妝藥局開始從藥品銷售轉型為多元化服務，強化藥師諮詢，並透過密集的門市布局成功搶佔市場份額。此外，部分業者轉型為藥妝店，主打保健、美容產品，並結合便利據點、社區型服務、會員制度與電商模式提升競爭力。
政府對藥品管制的嚴格要求，也促使連鎖藥妝藥局與藥妝店提升專業性與合規性。例如，藥局需嚴格遵守處方藥管理規範，並加強藥師的專業培訓。在疫情期間，藥局更扮演關鍵角色，提供防疫物資與篩檢服務，進一步提升其社會價值。
然而，隨著連鎖藥妝藥局規模擴大，總部作業及分店管理的效率成為影響市場競爭力的重要因素。同時，若企業有上市櫃（IPO）計畫，內稽內控更需要導入數位化解決方案。
連鎖藥妝藥局的數位化課題：行政效率與內控挑戰
在連鎖藥妝藥局轉型過程中，首先面臨的問題是溝通效率。
行政溝通問題起因於數以萬計的文件缺乏系統化管理，查找困難，團隊無法有效調閱核准紀錄，且上級常常忽視文件簽核工作，需不斷提醒。簽核過程中的文件因管理不當遺失，導致流程重啟，浪費大量時間與資源。此外，溝通管道的分散加劇了行政效率問題。團隊和分店主要使用Line溝通，但訊息常因遺失或過期無法追溯，缺乏統一平台也讓簽核過程難以追蹤，造成困擾。
對於連鎖流通業者，跨店供應鏈和合約問題也是挑戰之一。進貨、庫存盤點和銷售結帳等流程依賴手動操作，造成跨店和跨部門協作不順暢，資訊傳遞不及，容易出錯；顧客服務流程不標準化，影響顧客體驗。行政文件如進貨單、銷售記錄、法規文件分散在不同系統或紙本，難以調閱；合約版本控制混亂，審核流程冗長，影響業務發展。
最終，這些問題可能導致內控機制不完善，無法有效應對稽核需求，無法提供所需資料、證明或紀錄，進而影響企業合規性，甚至阻礙上市IPO流程。
連鎖藥妝藥局的數位化五階段
為解決上述問題，連鎖藥妝藥局亟需導入系統化的文件管理與簽核流程，並建立統一的溝通平台，以提升行政效率與內控能力，為企業的永續發展奠定基礎。以下是華苓科技建議的數位化系統：
- Agentflow企業流程管理系統： 改善現行簽核流程制度。
- Docpedia文件管理系統： 根除文件遺失風險，強化內控與稽核機制。
- iContract合約管理系統： 確保供應鏈關係的正向發展與合規。
- Lale EIM企業即時通訊軟體： 促進資訊整合及跨部門協作。
- Hyper Automation 超智動化方案： 強化知識運用，提升內外部服務體驗。
第一階段：全面實施線上簽核
藥局數位化從建立流程管理環境開始，根據公司規章建立SOP，將常用的表單簽核轉移至線上，促使員工適應並體驗快速變化。
「Agentflow企業流程管理系統」優化簽核流程，提升效率並確保透明性。系統根據不同表單（如供應商合約、採購單、內部申請表等）設計專屬簽核路徑與權限，確保流程順暢且無遺漏。
簽核人員可隨時隨地使用電腦或行動裝置進行電子簽署，無需列印文件或手動簽名，節省時間與資源。完成簽核的文件會自動歸檔，便於查詢與管理。系統記錄每個簽核步驟的時間與人員，確保透明與可追溯，若簽核流程停滯，會自動通知相關人員。
若預算有限或時程緊迫，可採用「萬用表單」方式，將待簽核文件作為附件，並依然能實施電子化批閱與即時進度追蹤。
第二階段：將文件數位入庫與ISO文管
「Docpedia文件管理系統」提供高效的文件控管、保全與ISO標準文管作業，提升營運效率並確保合規性。所有文件（如公司規章、營銷資料、合約、公文等）集中儲存於雲端平台，並透過分類與索引卡功能，便於快速查找與檢索。
在文件控管方面，系統能設定版本控制與存取權限，確保最新版本即時更新並提供給相關人員，避免未授權修改。例如，當SOP文件需更新時，系統會自動記錄變更歷史，並通知相關人員審核，確保文件準確與一致。
「Docpedia文件管理系統」還能協助建立符合認證標準的文件管理流程，公告作業辦法，自動記錄審核、簽核與發布，並生成稽核報告，確保可追溯性與合規性。例如，定期稽核時，系統可提供文件變更記錄與審核軌跡，簡化流程並降低合規風險。
第三階段：數位化合約管理以穩固供應鏈
「iContract合約管理系統」將所有合約（如：廠商合約、租賃合約、物流合約、電子支付合約、簽口合約、印刷廠商合約、資訊系統合約）集中儲存於雲端平台，避免文件遺失或分散存放的問題，讓業務人員能快速查找與檢索所需合約，大幅提升管理效率。
為了避免因疏忽影響營運，系統可設定版本更新提醒機制，並監控合約中的關鍵條款，如付款期限、服務條款、違約條款等。然後，在重要日期或條件觸發時，系統會自動發出提醒通知，通知相關人員。例如，當租賃合約即將到期或付款期限接近時，系統會自動提醒，確保相關人員能及時進行續約或重新談判，同時確認在簽署前已取得正確版本的合約。
第四階段：在安全的聊天環境中協作
「Lale EIM企業即時通訊軟體」整合各分店溝通管道，建立專屬群組或頻道，讓總部與分店、分店之間能即時交流，避免使用不安全的開放聊天APP（如Line）。例如，總部可透過公告頻道發布最新政策、促銷活動或產品資訊，確保訊息迅速傳遞，避免資訊落差。
這款封閉且安全的即時通訊軟體能加強跨部門協作，如藥師、採購人員與物流團隊可通過專案群組即時溝通，快速解決庫存或配送等問題，確保營運順利。
「Lale EIM」與Agentflow、Docpedia、iContract等華苓系統無縫協作，讓使用者隨時呼叫智能秘書，開啟表單或文件（如藥品清單、銷售報表等），並在聊天室中接收工作通知與催辦訊息，提升行動化體驗。
第五階段：知識管理植入AI，推動內外智能服務
「Hyper Automation 超智動化方案」是將「AutoMan RPA工具」、「FlowMiner 流程挖掘工具」、「Lale 聊天機器人」等AI技術運用於管理作業中。「Lale EIM企業即時通訊軟體」是Hyper Automation應用的核心載體。
「Hyper Automation 超智動化方案」能輔助「Docpedia文件管理系統」，利用自然語言處理（NLP）技術快速分類、標籤與檢索大量文件，如藥品資訊、法規文件等。藥師可透過語音或文字輸入關鍵字，迅速找到所需資料，提高工作效率。
此外，該方案可監控法規變動，自動比對內部流程與文件，確保合規性。AI還能預警潛在風險，如藥品短缺或供應鏈問題，協助藥局及時應對。
「Lale 聊天機器人」可作為顧客服務工具，解答常見問題，並將複雜問題轉交藥師處理，確保服務連貫。AI還能分析顧客需求，提供個性化健康建議。
效益總結：建立連鎖流通業的長期發展基礎
運用華苓系統輔助數位轉型，連鎖藥妝藥局與藥妝店可大幅提升營運效率、合規管理與顧客服務。電子簽核與文件管理讓行政作業時間縮短80%，內部稽核準備時間減少50%，並降低90%的合約遺失風險，確保法規合規。即時通訊與智能客服提升跨部門協作與顧客體驗，使公告閱讀率達95%、回購率提升15-25%。透過AI與數據分析優化決策，企業營收可望增長10-20%，並為IPO與長期發展奠定穩固基礎。
- 提升營運效率與降低成本：線上簽核與文件管理大幅提升行政效率，減少人工操作與紙本文件的依賴。自動化提醒與追蹤避免因疏忽導致的延誤或違約。
- 強化內控與合規性：文件與合約集中管理，確保版本控制與存取權限。系統自動記錄文件變更與簽核軌跡，簡化稽核流程。
- 優化供應鏈與跨部門協作：合約管理確保供應鏈穩固，避免營運風險。即時溝通與協作強化跨部門協作，快速解決問題。
- 提升顧客體驗與服務品質：AI驅動的顧客服務提供即時且個人化的建議，提升顧客滿意度。會員管理與售後服務標準化，提升顧客體驗與忠誠度。
透過數位化轉型，連鎖藥妝藥局與藥妝店不僅能提升營運效率與合規性，更能為顧客提供更優質的服務，為企業的長期發展奠定穩固基礎。
