人力資源管理扮演著至關重要的角色，從招聘、培訓、薪資發放到績效評估，涵蓋了員工生命週期的各階段。繁瑣的人資作業往往浪費了大量時間成本，其中請假與出差申請案件的處理最多。由於關乎個人權益，員工對於假勤管理的數位化需求度高。所以在企業無紙化的過程中，約有8成企業選擇假勤管理，作為首批轉換項目。
假勤管理的挑戰
員工的請假需求涵蓋了多種假別，嚴謹的請假申請需要經過代理人確認、主管簽核以及人力資源部門的最終審核。若走紙本或是email申請，層層遞交之後陷入了冗長等待；或者需反覆詢問相關人員，造成困擾。更甚者，主管未能掌握出缺勤狀況，影響到生產調度。出差管理同樣複雜，再加上人工計算旅費時出現錯誤。
每個組織根據其規模、地理位置、文化和營運需求，都有其獨特的出勤規範和休假政策。有些公司可能採用標準的朝九晚五工作時間，而其他公司可能提供彈性的工作時間。同樣，休假政策可以從固定年假到無限休假政策，每種政策都有限制條件和SOP。
為數十到數千名員工管理這些政策需要細緻的追蹤、即時更新和有效的異常處理。此外，混合工作模式的出現，即員工在家和辦公室之間工作，也為考勤追蹤增加了另一層複雜性。
高頻率的申請作業不僅耗費大量時間，還可能因流程不透明或處理延遲而影響員工滿意度與工作效率。
Agentflow提升假勤管理效率與透明度
在企業的假勤管理中，「Agentflow企業流程管理系統」被廣泛應用於請假申請、出差申請、出差旅費的簽核。線上填單、批單、查詢、結算，解決了紙本作業的不便。
請假申請
當員工需要請假時，只需登入電子簽核系統填寫請假單，Agentflow會自動帶入HR系統中的特休時數、輪班班表及行事曆等資訊。提交後，請假單會依序傳送至直屬主管、部門經理等人進行電子簽核。主管可透過系統即時查看請假原因、日期及員工的可用休假時數，快速做出批准或退回的決定。整個流程無需紙本作業，且能即時追蹤簽核進度。
出差申請
員工在填寫出差申請時，Agentflow會自動帶入ERP系統中的客戶資料，讓員工選擇拜訪對象，並填寫出差目的、日期及預算等資訊。提交後，申請單會依序傳送至相關主管進行電子簽核。主管可透過系統查看出差任務的詳細資訊，並根據預算與業務需求進行審核。簽核完成後，系統會自動通知員工，並將出差任務同步至行事曆。
出差旅費申請
出差結束後，員工可透過Agentflow提交旅費申請，並上傳相關發票或收據。系統會自動帶出差旅預算與費用明細，並根據企業的報銷政策進行初步審核。提交後，申請單會傳送至財務部門進行電子簽核。財務人員可透過系統快速核對費用明細，並完成報銷流程。整個過程無需紙本文件，且能即時追蹤報銷進度。
超智動化，讓假勤作業從日常庶務轉變為智慧協同
透過超智動化（Hyper Automation），企業可進一步提升假勤管理的智慧化與高效化。假勤管理涉及HR、薪資、考勤等多個系統，數據需人工核對，容易出錯。超自動化透過RPA可自動同步數據，確保資訊即時更新，減少人工負擔與錯誤率。
同時，AI能即時偵測異常考勤行為，例如頻繁於特定時間請假，並自動啟動審查流程。透過對話式AI與企業即時通訊工具（EIM），員工可直接查詢假期、申請請假，主管亦可即時批准。
華苓科技以「Agentflow企業流程管理平台」為基礎，加入「Lale EIM 企業即時通訊軟體」、「AutoMan RPA工具」、「Docpedia文件管理系統」，讓假勤管理邁入超智動化，透過AI、RPA、數據整合與通訊軟體，使假勤管理從被動管理轉變為智慧協同，實現高效、透明的假勤管理模式。
「AutoMan」取代手動寫程式，執行假勤系統整合
數據中台系統（Data Middleware）泛指「用於整合企業資訊系統的平台」，以通用資料庫SQL語法實現跨系統的標準化。它就像一座橋樑，將來自ERP、CRM、BPM、HR等不同系統的「後台」數據整合後，推送為可被「前台」使用者讀取的資訊，例如：ERP與CRM之間的訂單狀態、BPM與HR之間的排表資訊。
華苓將過去由程式碼及API組成的數據中台能力，包裝在「AutoMan」裡面。「AutoMan」搖身為扮演數據中台角色的「AI Agent」，賦能系統整合，具有低代碼（Low-Code）架構、函式庫、視覺化GUI介面、AI學習能力，佈署在系統之間、系統與智能物件之間，確保了數據流通性，解決數據分散與僵化。
「AutoMan」加速實現數據的流通性：
- 獲取員工的出差和請假記錄，以便進行薪資計算和資源分配。
- 將假勤數據與員工檔案連結，以確保準確的出勤率和假期管理。
- 出差時需要更新客戶會議和聯絡資訊，以便於業務跟進。
- 利用IoT設備（如考勤機）自動記錄員工出勤狀態，並推送至假勤系統。
- 分析請假和出差數據，以預測未來的請假趨勢和資源需求。
改由「Lale EIM 機器人」擔任HR諮詢窗口
在超智動化的架構下，營運數據及表單簽核歷程保存在「Agentflow 企業流程管理系統」中；所有請假與出差規章則存放於「Docpedia 文件管理系統」，並進行版號控管。「Lale EIM 企業即時通訊軟體」作為內部服務入口，透過對話方式為員工提供服務。
在「Lale EIM」聊天室中，「Lale EIM 智庫秘書」作為問答型的AI Agent，利用Docpedia控管的文件作為語料來源，專注於知識查詢；而「Lale EIM 辦公秘書」則是使喚型的AI Agent，負責工作提醒、代為跑腿，或呼叫「AutoMan」執行跨系統的整合任務。
透過大語言模型（LLM）的訓練，這些「Lale EIM 機器人」能有效探勘流程及文件內容，迅速滿足員工需求。員工不再需要進入系統查詢假勤管理辦法或詢問HR窗口，只需向「Lale EIM 機器人」求助，這大幅減少了回應等待時間，降低了新人培訓成本，並提升了工作滿意度。
員工可以在「Lale EIM」聊天室中做這些假勤管理：
- 查詢請假或出差政策，無需麻煩HR人員。
- 獲得剩餘休假天數及請假進度，提升透明度和便利性。
- 透過對話機器人直接提交請假申請，並即時獲得確認或拒絕的回覆。
- 申請出差並查詢相關安排、報告進度等訊息。
- 接收請假或出差相關通知，例如申請狀態更新或政策變更。
省掉人工彙整，「AutoMan」定期推送報表給主管
傳統的報表彙整方式通常依賴人工操作，這不僅耗時耗力，還容易導致錯誤，進而影響報表的準確性。例如，數據輸入錯誤或計算失誤可能導致錯誤的結論。此外，依賴電子郵件或手動方式通知主管，可能造成訊息延遲，影響決策的及時性。
因此，採用「AutoMan」進行假勤報表的自動生成與推送，並將「Lale EIM聊天室」作為報表的推送平台，無疑是更高效的解決方案。使用「AutoMan」能顯著節省考勤處理時間，並消除人工數據輸入的錯誤。同時，透過即時通訊的方式，主管能在第一時間內收到最新數據，提升反應速度。此外，所有報表和相關討論集中在一個平台上，方便主管查詢和回顧歷史數據，增強團隊之間的互動與合作。
「AutoMan」針對員工、HR部門及主管進行假勤彙報：
- 定期向員工推送報表，例如每月的出勤統計表及請假申請結果。
- 生成全公司的假勤分析報告，為高階主管提供數據支持。
- 自動生成出勤報告、缺勤率統計和加班分析。
- 提供關鍵績效指標（KPI），協助HR進行績效考核。
- 幫助管理層分析員工的請假趨勢，以改善休假政策和流程。
察覺異常，「AutoMan」執行全天候假勤合規性檢查
在人力資源管理中，透過設定條件進行自動檢查，企業能有效降低不合規申請的風險，保護自身利益。「AutoMan」利用機器學習技術，針對管理層面臨的內外部合規問題提供解決方案。這不僅提升了檢查的準確性，還幫助管理層遵守公平勞動法和合同，並在糾紛發生時提供法律保障。
若企業購買「Comxper企業合規平台」，「AutoMan」將根據合規工具上載的標準，對假勤數據進行詳細檢查，自動比對數據，確保所有請假紀錄均符合企業的合規要求。在處理各類假勤申請時，「AutoMan」能迅速判斷合規性，執行靈活的系統檢查，避免人工審核造成的延遲，縮短審批時間。
「AutoMan」對於假勤合規的防護效益：
- 自動比較缺勤報告與員工登入系統的時間段，若資訊不符，系統會發出警報提醒。
- 資料交叉核對，實現資料與時間的交叉核對，確保數據的準確性。
- 自動識別所需附加文件，當請假申請需要附加文件或特殊審批時，系統會自動識別並轉交給相關部門。例如，若病假需要醫療證明，系統會提醒員工上傳證明文件，並通知人力資源部門進行審查。
- 減少人工審核延遲，根據合規平台的規範，自動判斷假勤申請的合規性，執行系統檢查以減少人工審核的延遲。
「AutoMan」輔助差旅費用計算，報銷資訊透明
在差旅費用報銷過程中，通常會出現以下幾種爭議，而這些爭議可以通過「AutoMan」來有效解決。常見的爭議包括憑證不完整或錯誤、匯率變動、費用計算不準確以及報銷流程缺乏透明度。
員工提交的報銷憑證可能缺少必要的訊息或存在錯誤，導致會計部門無法核對。當員工在外地消費時，匯率的變動可能影響報銷金額，造成爭議。另外，人工計算旅費或交通費時，容易出現錯誤，導致報銷金額不一致。員工對報銷流程的了解不足，可能導致不必要的疑慮和不滿。而重複請款的情況也可能因為記憶不清而發生，造成爭議。
「AutoMan」對於差旅報銷的輔助：
- 利用OCR技術，自動從發票/憑證中提取必要的訊息，確保數據的完整性和準確性，減少錯誤。
- 擷取即時或過往的外幣匯率、油價、機票等價格數據，確保報銷金額根據當時的匯率計算。
- 系統可以檢查提交的請求，防止重複報銷，減少不必要的爭議。
- 自動計算里程及對應交通費，確保所有計算都是基於最新的數據，減少人工計算的錯誤。
- 提供清晰的報銷流程和即時狀態更新，讓員工隨時了解報銷進度。
協助公司依勞動法規管理休假差勤，避免糾紛
在當前的企業環境中，數位化假勤作業引入對各類角色都帶來了顯著的效益。對於一般員工而言，超智動化系統提供了極大的便利性。員工可以在任何時間和地點提交請假、出差和旅費申請，而無需親自到辦公室進行面對面的處理。這種即時的反饋機制不僅減少了不必要的等待時間，還降低了因手動填寫而導致的錯誤，提升了工作效率。
對於人力資源部門來說，超智動化系統的實施顯著提高了工作效率。HR部門能夠即時生成各類報表，這不僅便於數據分析，還能為管理層提供有力的決策支持。此外，系統的超智動化特性減少了紙張的使用和人力資源成本，從而降低了整體運營成本。
引入RPA技術後，這些效益更是得到了進一步提升。RPA能自動處理重複性高且繁瑣的任務，像是自動讀取考勤數據、計算出勤率等，進一步減少了人工干預的需求。這樣不僅提高了準確性，還解放了HR人員，使其能專注於更具策略性的工作。
高階主管則從系統中獲得了快速審核請假和出差申請的能力。簡化的流程使得主管能迅速做出決策，這對於提升整體工作效率至關重要。此外，系統提供的透明度讓主管能夠監控申請的進度和歷史紀錄，進一步增強了管理的有效性。員工對於簡化的流程感到滿意，這也有助於促進良好的工作氛圍。
