根據IDC的數據,無桌員工(Deskless Workers)的數量約占全球勞動力市場的73%。無桌員工是指不在辦公桌前的一線人員,例如:產線技術員、倉管、店員、送貨司機、外派維修員、巡點業務、護理人員、教師等。
製造業是無桌員工的大宗。這些員工通常需要走動、待命指派,處於數位化的末端,對於內部資訊大多被動接收。行政作業流暢度與資訊透明度會影響到他們的士氣。
製造現場,大量行動溝通的需求地
Andy是一家電子零件業的生產課長,主要工作為:訂定生產目標並監督生產、設備維護及異常排除、調配現場工作與人員培訓。Andy手下超過300名三班四輪技術員,包含許多泰國、菲律賓籍移工,由多位基層組長協助管理。
公司已推動數位化多年,但即便導入「Agentflow流程管理系統、Docpedia文管系統、UniPortal企業入口網站」等便利系統,因工廠環境封閉,產線技術員的上下溝通及管理優化,仍是這家電子零件廠待努力的一環。
瓶頸
做為一個生產課長,Andy發現以下溝通瓶頸:
- 不是每個人都會用電腦,但人人有手機。
- 內部資訊多靠組長傳達,企業文化無法直接影響到。
- 技術員在意薪資差勤作業,對於福利訊息敏感。
- 上下層溝通集中在接收指派、回報進度、反應異常產線…這幾件事。
- 組長要充當公司制度的諮詢窗口,但多數無能為力。
- 要花很多時間處理請假、遲到早退、調班、考績…等人事作業。
- 移工大多使用Line、Zalo、Tinder、Messenger。
- 工作群組混雜在Line裡,由於暱稱不直覺,常造成訊息混淆。
- 文件不好找,培訓或是現場問題排解都不夠即時。
優化對策
Andy的問題,也是製造業普遍的內部管理難題,包括:技術人數多、跨語言需求、缺乏手機上可用的OA系統。
企業專用的「Lale EIM企業即時通訊軟體」無疑是最好的選擇,除了能滿足基本即時通訊需求,屏蔽外部干擾、綁定公司組織實名,權限控管文件調用,都是Line這類消費型即時通訊軟體所不能及之處。而對於Andy的團隊來說,如何在聊天室執行實用的OA功能,更是內部管理的重中之重。
基於無桌員工的習性,用零碎時間來辦公、只有行動裝置、為數不少的外籍移工。在Lale EIM智能助手的協助之下,透過選單、關鍵字、支援多語言的指令來呼叫OA應用或是查詢內部公告,整合原本就有的Agentflow、Docpedia、UniPortal,對於製造現場來說,是最直覺方便的數位化方式。
把無桌員工的數位化需求放入「Lale EIM企業即時通訊軟體」,運用人手一支智慧型手機,將大幅減輕管理階層的負擔;一線人員也因作業自主不求人、清楚了解公司的營運動態,增加企業向心力與工作投入度。
成效
經Lale EIM改善後,Andy的公司帶來更人性化的溝通情境:
(1) 建立標準的溝通環境:全公司統一使用相同的企業即時通訊軟體,採用員工實名,畫面簡潔易讀、沒有多餘的廣告干擾或是娛樂功能;私人朋友不在裡面,避免檔案誤傳或是有心人入侵。杜絕垃圾訊息,更能專心工作。
(2) 讓行動簽核更加普及:一機在手,不會用電腦也無妨。現場人員可以在手機上填單、看公告。Andy也可以利用零碎時間來批閱表單。若遇到待商榷事想,每個表單自動隨付一個獨立聊天室,方便雙方針對該內容進行討論。
(3) 了解公司概況,不用經他人之手:管理單位與技術員直接溝通,不用再經過組長這一層,避免時效落差與轉述錯誤。一線員工可以在Lale EIM聊天室接收管理單位推送的即時公告,例如:年終尾牙介紹、健康檢查時程、聚餐席次分配、新進同仁介紹、公司優秀事蹟….等,增強對企業營運方向的了解,間接激勵士氣。
(4) 雙向互動,傾聽員工意見:員工可以進一步透過聊天室、問券來反饋意見,取代人工意見蒐集。每項公告事項都夾帶一個聊天室,若員工對於特定事項有疑慮,透過Lale EIM提出建言看法,讓公司整體互動是雙向的,而非單向的一言堂。
(5) 推送個人化訊息,建立人性企業:管理單位可以依照每個聊群或是每位員工的特性、任務類別、到職年資,在Lale EIM聊天室裡推送個人化資訊,例如:生日關懷賀卡、上課通知、工作逾時提醒。
(6) 內容過濾,顧及工作倫理:除了資安之外,Lale EIM更照顧到工作倫理。管理單位可以適當地監控內容及過濾特定字眼,避免攻擊性內容及不當圖片上傳到公開聊天室。
(7) Lale EIM智能助手輔助辦公與資訊透明化:管理處可以自訂「指令」,讓員工迅速開啟「Agentflow流程管理系統」、「Docpedia文管系統」、「UniPortal企業資訊入口網站」等特定功能。管理單位可以自訂「關鍵字」,讓員工透過聊天室,快速閱讀實用的內部資訊或是文件。
範例:
- 輸入指令”process;請假”或”process;leave”,啟動一張Agentflow請假單。
- 輸入指令”todo;”,開啟個人待辦工作列表。
- 輸入指令”meeting;”,開啟最近會議列表。
- 輸入指令”announcement;”,閱讀所有內部公告。
- 輸入指令”holiday;”,檢視個人可休假時數及休假紀錄。
- 輸入指令”help;”查看所有可用的AI指令。
- 輸入關鍵字”保險”或”insurance”或”ประกันภัย;”,開啟各語言員工保險內容。
- 輸入關鍵字”訓練”或” training”或” รถไฟ”,顯示我的培訓文件或課程清單。
- 輸入關鍵字”交通車” 或”bus”或” รสบัส”,開啟員工交通車資訊或是即將抵達時間(需整合Connesia物聯網平台)。
- 輸入關鍵字” 機台技術手冊”,列出符合名稱字串的文件。
Lale EIM 企業即時通訊 https://www.flowring.com/lale-eim/