「Agentflow」銜接「高益工務系統」簽核作業,賦予「馥華集團」營建業管理新思維

馥華集團

馥華集團成立於民國70年,為深耕板橋的不動產開發集團,旗下八家建設公司,涵蓋土地開發、建築規劃、工程營造及飯店經營。馥華集團以「精工築巢」的燕子作為識別商標,誠懇穩健,創下新板地區第一棟電梯大樓、第一家星級飯店、第一間總統套房、第一棟高價豪宅等「四個第一」紀錄。

集團拓長與營建業大環境帶來挑戰

營建業向來文書往來頻繁,一方面建築法規不斷修正,政府公文往來不會少;一方面建築成本長期看漲與缺工問題,原物料與及勞動力支配需拿捏精準。馥華集團組織龐大,隨著承攬案件增多,舉凡報價、合約、往來紀錄、公文的歸檔調閱,自然易出現文件遺漏、作業延遲、追蹤不易…這些效率瓶頸;加上希望長期仰賴的「高益工務系統」能夠在處理採購發包及合約方面更加嚴謹有效率,馥華高層遂決定購入BPM系統,推展全面營運自動化升級。

以「Agentflow」作為營運自動化升級骨幹

馥華集團於2020年2月擬定好以流程系統帶動營運自動化升級的計畫概念,並在品牌、服務評價、與「高益工務系統」整合難易度的三項考量下,選擇華苓科技「Agentflow企業流程管理系統」做為開發骨幹,透過華苓原廠支援及「甘霖公司」的導入輔導,馥華資訊部於2020年12月完成「公文系統」、「AI差勤系統」、「高益工務簽核作業優化」、「行政OA表單」的作業上線。

基礎打底,「公文系統」與「行政OA表單」同步優化 

在營運自動化升級的方針帶領下,馥華資訊部首先運用「Agentflow」開發出「公文系統」來管理大量的來文與發文,統整集團及政府之間各項施工建照及施工計畫申報作業、勞安與勞檢公文、上下游分包廠商來文之簽辦處理。

此外,馥華資訊部利用「Agentflow萬用表單」,以附檔簽核方式搭配文職人員都會用的友善介面,增加員工參與度,並減輕資訊部的負擔。在上下一心的導入氣勢下,馥華資訊部陸續開發出各類「行政OA表單」,包括:簽呈、部門聯繫單、用印申請單、名片申請單、印鑑刻製及報廢申請單、各項公告及辦法申請單、公出申請單、勞健保加退保申請單、合約書申請單。

簽核改造,「Agentflow」賦予「高益工務系統」新生命 

在「Agentflow」的協助下,「高益工務系統」相關的請購、採購、合約等簽核作業皆改以線上進行,包含:採購發包申請單、採購發包紀錄單、合約變更單、零星採發單…等等,各項流程作業即時監看,減少掉單與人力傳單的成本,加快營建進度控管。「Agentflow」銜接原本的紙本作業,讓「高益工務系統」獲得了新生命,整體工務管理SOP更加清晰。

營建缺工未解,「AI差勤系統」協助馥華靈活調度勞動力

根據最新統計,營建缺工數字在半年內爆增一倍。馥華資訊部運用「Agentflow」開發出符合勞基法規之「AI差勤系統」,透過AI(人工智能)運算管理勞動力班別與線上請假及加班單申請。「AI差勤系統」整合出勤刷卡時間,自動判斷員工出勤是否異常並異常指正,自動化統計每月出缺勤資料作為核薪依據,減輕人資單位稽核統計工作負擔。

「Agentflow」支撐馥華集團穩健轉型

即便勞動力短缺,營建業前景仍一致看好。營建業多半停留高度人工作業,馥華集團積極採用「Agentflow」於優化工務管理模式、全面簽核流程改造,勢必在數位轉型道路上佔上風。