茂迪
倘若放任各部門文件長期散居四處，又缺乏加密軟體、版本控管規則居間統籌，勢將對企業知識管理構成不小衝擊；考量及此，頗負盛名的太陽能電池供應商茂迪，遂基於ISO嚴謹度、文件保全等重要動機，啟動1項專案，希冀建構高度集中化的知識管理平台，以期導正過往各項積習。該公司資訊總處電腦暨通訊部副理洪銘聰，正是推動此項專案執行的經理人，且看其秉持何等原則、依循何等步驟，讓看似不輕鬆的任務得以如期達陣。
回顧茂迪此次有關知識管理(Knowledge Management,KM)系統的建置過程，歷經長達7、8個月的費心評估，至2008年8月才告定案，緊接著以不到5個月的光景，便讓新系統於2009年元月正式起跑，迄今已為公司挹注顯著效益。面對這一隱含文件保全、ISO嚴謹性、乃至簽核架構等多項需求，涉獵範圍頗廣、整合難度不低的資訊專案，日後終能順利修成正果，箇中成功關鍵為何?
答案是務求先將目標、效益訂得清楚，再由執行單位按部就班加以落實，顯然就能贏在起跑點上。
各階段目標訂定愈細膩 愈利追蹤專案進程
以茂迪的KM系統平台專案為例，當初由CEO辦公室發想之際，其目標便堪稱清楚，即是設法讓現留存於各部門的紙本文件，都能被有效轉化為電子表單，接著上傳到1個集中保管機制，以利公司施行更嚴謹的控制；在清晰鮮明的目標下，負責執行的資訊總處即可根據此一目標、擬妥施行細則，據此往前推動。
有關專案付諸實踐的規劃步驟，務求訂定清楚而細膩，舉凡每一時段預計完成哪些里程碑，而各里程碑之下，分別可對應到哪些工作事項之完成，都需要在專案起跑之初，進行詳盡的評估與規劃；也唯有將專案計畫訂得更詳實、細膩，才便於專案管理者有跡可循，繼而妥善追蹤及管控每1項作業進程。
不可否認，計畫往往都跟不上變化，在導入過程中，也曾因公司內部組織變動等事故，從而帶來幾番變數，而在這變數之中，最令專案團隊備感棘手之處，是有時面臨成本增加的需求，此時，增列預算或將部分專案進程挪後實施，均是足以化解變數的可行之計，有賴執行單位根據相關利弊得失，擬具完備而詳盡的規畫案，再呈請主管裁示處理，一旦主管確認後，接著根據這一結論，繼續朝下一階段推進。
附帶一提，遭逢諸如前述所提之增列成本變數，究竟該由哪一層級主管拍板定案？比較好的做法是，按成本金額多寡，再依核決權限，請示最合宜的主管階層；相關步驟，其實相當重要，專案經理人切忌悶不吭聲、亦不宜擅作主張，否則到頭來，萬一老闆拋出「為何造成專案進度延宕？」，又或者「為何花費這筆金錢？」等質疑，想必都非專案團隊所樂見之事。
說到這裡，必須再三強調，能否獲致主管的確認與支持，對專案執行成效之高低，著實息息相關；有關這部分，茂迪內部所推動的各項專案，在其展開之前，專案經理人都得先擬具企畫書，並將相關內容呈報主管，一經主管裁示進行，這才落實執行，因此，後續各項執行成果，皆奠基於主管同意之上，如此不僅俾使專案能夠順利推展，當系統上線後，也更易發揮一如預期的綜效。
妥善運用內外部人力資源 強化專案推展之後盾
在啟動KM專案之初，資訊總處本有意基於撙節若干費用等理由，跳過SI(註：此案簽約廠商為敦陽科技)、直接拾詢原廠，惟爾後並未做此決定，主要考量在於茂迪地處台南，資訊用量既深且細，亟需與服務廠商保持密切互動，而原廠華苓位於新竹，難免存在舟車往返之不便，故最終擇定將系統導入之重責大任，就近託付予敦陽旗下的第2 (南部)事業群。
而茂迪賦予敦陽的2大使命，一是「教育訓練」、再者是「顧問輔導」。有關前項使命，旨在協助茂迪養成基本開發能力，至於後項，則是藉由挹注顧問輔導等服務能量，以滿足茂迪之於參數調整、系統客製化等各方面的需求；尤其此次KM平台涉及文管系統的導入，環顧專案規模，可謂茲事體大，單憑原本套裝軟體之樣貌，決計難以迎合所有需求，如此一來，即需與服務廠商多花時間討論，而顧問輔導服務的價值，也將由此展現。
在後續的互動交流過程中，敦陽基於其所累積的經驗，也適時將一些罕見的問題或心得，反應給茂迪資訊總處，連帶促動良性回饋效應，使資訊總處確信，當時所做的決定並無錯誤，且透過敦陽就近提供奧援，也不啻是在原廠之外，多了1個可供諮詢的對象。
但資訊總處深知，有關日後系統維運，不可能事事都向外部廠商求援，甚至無法事事都僅倚賴IT部門處理，考量及此，茂迪KM Office遂做出1個堪稱睿智的決定，即是號召各部門窗口，組成1批種子部隊，從旁協助專案進行；在這段過程中，為滿足系統實際應用面的需求，種子人員負責匯集所屬部門的意見反應，作為相關會議場合中的溝通或反應依據，而經大會基於功能測試所需、下達模組分派決議後，種子人員亦負責將根據該部門所分配的模組，知會部門同仁進行測試。
由於文管系統應用範疇，橫跨公司內部所有部門，亟需仰賴各屬性的同仁配合落實，與其一味憑著IT人員四處請託，倒不如藉由這批種子人員居間發揮集合號召的力量，其成效肯定事倍功半；再者，由於種子人員親身參與專案執行歷程，某種程度上，早已內化成一個個有力的「樁腳」，在日後發揮第一線服務的機能，亦可有效紓解IT人員「鞭長莫及」、「疲於奔命」之嘆；整體而言，此項制度的設計，堪稱茂迪賴以推展重要資訊專案的妙招。
