在中央與地方政府全面推動 AI、資安與內控政策的背景下，公務機關正面臨行政流程複雜、文件量龐大與合規要求日益增加的挑戰。如何在不增加承辦負擔的情況下，使流程更標準化、知識更易取得、作業更可追溯，已成為機關內部數位升級的重要方向。
AI 的導入不為改變制度，而是協助各單位在既有作業下提升效率、降低錯誤並強化治理能力。
行政知識管理，建立可查詢、可沉澱的機關知識中台
政府機關的作業知識散落在公文、紙本資料、不同承辦的經驗中。AI 能協助機關以更低成本建立可快速查詢的知識基礎，並改善知識斷層與新人上線時間長等問題。
內部管理的 AI 應用包括：
- AI 即問即答（作業規範/SOP/內控制度）：任何承辦遇到規範疑問，可直接查詢 AI，降低跨科室來回確認成本。
- 文件摘要與重點萃取：在面對公文、制度文件或審查資料時，可快速取得重點與建議注意事項。
- 自動分類與歸檔：協助整合科室文件，使資料沉澱更規範化與標準化。
- 制度比對：用於理解制度版本差異、協助承辦掌握修訂重點。
備標與採購作業，提升正確性與合規一致性
備標與採購是內部作業中投入占比與風險最高、流程最複雜的部分。AI 可在制度不變的前提下，減少承辦反覆核對法條、比對文件的負擔，提高作業正確性。
AI 在備標、採購內部管理的應用：
- AI 文件審核：比對預算書、契約條款、履約內容，協助提醒缺漏或不一致。
- 智慧化簽核路徑：依金額、類型與權限自動判斷簽核流程，避免走錯流程。
- No-code 表單轉線上流程：將原本需紙本或 Excel 的表單(如請採、付款、驗收)轉為可追蹤的線上行程。
- 跨系統資料串接：與公文、人事、會計、EIP 各系統整合，提高資料一致性。
- 關閉網環境下的 AI 執行：符合公部門資安要求，在私有雲或隔離網中運作。
人事作業，加強制度一致性與新人訓練成效
在人力緊縮下，新進同仁需快速上手，人事單位也面臨大量制度詢問、加班判定與訓練作業。AI 能將人事規章知識化、標準化，讓制度落地更一致並提升行政效率。
AI 在人事內部管理的應用：
- 薪資與加班自動判定：依勞基法與內部規範比對，提高一致性與正確性。
- 即時人事制度查詢：包含聘僱、升等、差勤、人事法規等相關知識，一問即得。
- 新人訓練 KM 化：將各項流程、常見情境整理成 AI 可查詢內容，加速新人融入作業。
- 彈性導入，不增加 IT 壓力：可由單一科室先行試點，再擴大導入。
合規與風險管理，讓內控、ISMS、個資治理真正落地
合規作業常需跨單位彙整資料、比對制度與追蹤改善進度。AI 可減少人工彙整的斷鏈，提升查核品質。
AI 在內部合規治理的應用：
- 制度比對(內控、ISMS、委外管理、個資)：自動找出差異、缺口及需補強的部分。
- 自評指引與檢核清單生成：依制度文件匯入生成自評重點檢核表，提高一致性。
- 改善事項追蹤：稽核單位可觸發異常通報與矯正預防流程，並即時掌握各科室改善狀態。
- 稽核文件集中管理：包含程序書、紀錄、佐證資料等系統歸檔留存，透過 AI 協助比對與摘要。
- 安全部署與在地化運行：支援專網、隔離網，不需外部連線。
AI 重塑公務機關行政流程
AI 協助機關在不改變既有制度下提升行政效率與治理品質，使作業更標準、更一致、更可追溯。行政知識更易取得、判斷誤差降低，新人上線更快速；財會與採購流程的正確性提升、稽核風險減少；人事作業更透明一致；合規管理文件完整度與查核效率明顯提升。整體而言，AI 有效強化機關的治理成熟度與行政效能。
*以上應用包含華苓「 Agentflow 企業流程管理、Docpedia 知識文件管理、AutoMan機器人流程自動化、Comxper 合規管理、Lale EIM 企業即時通訊、LaborGenie 勞資健診機器人以及部分客製服務」
*相關產品歡迎至「政府軟體採購網」查閱、下單
