企業永續發展的高度重視，合規管理的要求也日益嚴格。企業面對眾多政府要求、國際標準、社會及組織規範，在努力遵循法規的過程中會產生各式各樣的文件，這些文件往往涉及各種規範要求，也決定企業最終是否能取得認證的關鍵。因此，企業如何運用Docpedia文件管理系統有序管理文件，成為合規事半功倍的秘訣。
強化權限控制與資料防護
要落實合規管理，企業相關文件資料的閱讀防護和存取控制至關重要。Docpedia通過文件權限遮蔽、限定線上閱讀、強制浮水印版權宣告、PDF加密、黑白名單文件截圖遮罩等安全性控管措施，對資料夾乃至文件層層進行監管。搭配24小時監控報表，員工閱讀、下載等操作細節全都詳實記錄，一旦員工超過設定的存取次數規範，管理者與主管便會收到異常報告，能進一步追蹤防止竊取事件。
落實文件完整性和可追溯性
Docpedia對文件生命週期進行管理，從文件制定、修改、廢止等行為進行詳實記錄。企業可依不同類型文件設定不同審查流程，以智動化處理、簽核和文件歸檔與分類等規則，確保每一份文件的發布與內容均符合內部規範或法規要求，並使文件得到妥善保存並易於檢索，落實文件的正確性、完整性和可追溯性。
輕鬆應對內部審核與外部稽查
Docpedia記錄所有文件的建立、修改和瀏覽歷程，能提供詳細的審核與改版軌跡，確保在相關部門查訪時，能夠快速調閱與展現完整的文件記錄，避免因缺乏正確文件而痛失取證機會，或因此讓企業遭受罰款。Docpedia讓企業更加游刃有餘地應對內部稽核和外部稽查，對業務運營的合規挑戰更有信心，從而提升企業的合規性和整體管理水平。
促進合規培訓與知識傳承
合規不難，難在人心。Docpedia發行的所有文件，均經過嚴格審核並符合ISO品質管理體系的要求，以智動化融合品質控管流程，用標準化減少人為錯誤，還能促進企業內部合規培訓和知識管理。Docpedia可以集中管理培訓教材、合規手冊和規範文件，多屏支援更便於員工隨時查閱和學習，並確保每位員工都能正確吸收、了解並遵守，進而提升組織運作績效。
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