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關於華苓

合約納入智慧管理,法務審理更加細膩 (下)

華苓「合約管理系統」協助企業落實合約管理,讓合約快查易找好參照,避免人員疏忽或異動影響到雙方業務關係。上一期我們介紹了「範本管理」、「簽核審查」、「案件監管」,這一期我們接著來看「客戶管理」、「紙本領還」、「合約保全」、「稽核報表」。

<客戶管理> 確實執行客戶名單,建立長期和有效的業務關係
合作名單往往分屬多單位或負責人,客端人員異動也僅負責人清楚,藉系統化管理,避免內部人員流動或交接不善,重要客戶名單不翼而飛,導致雙方無法持續互動深化延長合作關係的窘境。

盤點是管理單位執行首要,有助經營者掌握知所有合作關係網與重要領域,並針對重要單位採行特別關注;合約負責人則可依系統上業務窗口聯繫資訊,定期關切,蒐集第一手動態,適時給予解決客戶問題,讓雙方關係更親近。



<紙本領還>
紙本合約不再是管理黑洞,透過系統照樣井然有序
企業導入系統之前的紙本合約、導入後系統後的數位化合約,無論哪種都免不了仍會有紙本合約調閱或索取副本需求。

誰說紙本合約難管理,透過系統分發記錄查詢工具閱覽紙本合約持有狀況,並結合分發流程申請檔,將線上數位檔申領,取出紙本合約,而合約持有人亦可在此進行登記、調閱、回收、遺失或其它狀態及註記。



<合約保全> 防堵人為外流,杜絕損害公司信譽不安因子
杜絕機密合約外洩。華苓合約管理以權限劃分作為基礎防護,再進一步加入離線、連線閱讀、閱讀時間、密碼控管、IP、MAC address、浮水印以及安裝到個人電腦上的軟體做截圖管制等安全加密機制,做到合約遮蔽、限定線上閱讀、強制版權宣告、密碼保護、屏蔽軟體截圖、連線讀取限制,以系統制約,全面阻擋不當人為外流,主動預防降低發生率。



<稽核報表>
數位化歷程管理,優化稽核作業與商務決策指標

報表為集結企業合約管理相關績效數據的戰情中心,隨時提供最新數據供經營者檢視並做為管理方針調動、決策的依據;也為內外部稽核作業隨時準好準備。

系統統計各類合約簽署量、各月合約簽訂量、合約審核作業平均天數、退件項目與負責人等數據,分析當前企業商務重心、業務高低峰以及作業時效、人員績效是否合宜。面對內外稽,可自行設定審視條件,報表隨設隨產;紙本抽查也不怕,套用合約封面,清楚條列該合約過往簽核記錄與改版歷程,稽核無壓力。

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