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智慧文管,知識運籌 - Docpedia 4 新版上市


華苓科技於2018年4月正式推出新版Docpedia v.4文件管理系統,操作友善性、應用範疇、控管手法三方面皆大幅提升,賦予文管系統新的使命。

考量到使用者操作習慣的轉變,新版Docpedia在UI/UX上全盤精進,更利於文件監控與行動分享。其次,為了趨近現今企業的管理政策,新版Docpedia由原本以檔案為主的控管機制,擴大為非檔案型態的知識保存,帶來更高的導入價值。新版Docpedia持續加強文件生命週期管控的周延性,符合ISO改版要求。

行動化文管入口,優化知識分享的UX體驗

Docpedia v4嶄新的UI介面,提升行動裝置敏捷性,適合業務人員與外部廠商。新增『個人文管首頁』,將個人待辦、簽核工作、最新文件排行榜及異動狀態集中單一介面,無論使主管或DCC人員,一旦登入系統便可一目了然,主動性高且操作直覺,不須再層層點選,最大化減少作業步驟。

全新知識、專案、合約管理三大模組,強化文管應用

文件是各類知識產出的憑證及紀錄,Docpedia v4在ISO品質管理本質外,擴大集結知識、專案、合約管理等應用加以整合,以文件為核心,將各類作業、不同任務所產生的文件資料、經驗知識,由系統自動連接歸檔,統一匯聚至Docpedia作為運管與分享中心,無須人工介入,避免重要文件遺漏,系統化管理各種Know-how。助企業建立原則、確實執行、詳細記錄,以Docpedia輔佐落實管理政策,養成企業上上下下良好的文件記錄與存取習慣,加速企業知識積累。

更嚴謹的文件生命週期管理,符合趨勢與法規要求

Docpedia建立組織管理、權限分組、文件建立、審核流程、文件發行、文件閱覽、變更改版、文件廢止、報表統計等文件全生命週期管理,DCC能夠充分掌控每份文件運動過程,記錄文件產出、使用、維護等過程變化,針對不同文件類別設定預計發佈時間、文件保存期限,並提醒作者及文件負責人進行改版或作廢等操作,確保文件內容有效性,避免生產時誤用不合宜文件,導致重大營業損失;管理者則能透過報表盤點隨時查閱,適時調整管理政策,有效控制、規避風險。

ISO 13485改版中規定企業品質管制範圍須擴展到產品整個生命週期來看,DCC能夠針對研發、生產、品管等文件設定有效期限,透過Docpedia於到期前自動提醒必須進行檢視與改版,把關生產過程相關文件內容品質,管理階層則能隨時透過報表檢核是否已如規範完成更新等,避免造成生產重大損失。

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