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互助營造介紹
成立於民國38年的互助營造由林清波董事長創立於台北。成立50年以來，一直秉持著互助的精神作為經營的標竿，強調互助就是互惠，幫助別人就是幫助自己的哲理；基於嚴格的奉行遵守創業的精神，互助也建立了良好的企業形象，成為"品質、工期與安全"的代名詞。綜觀國內的營造產業，互助是極少數仍未股票上市的中大型純營造廠，看出它堅持理想不輕易妥協與堅守本位的特質。
導入背景
互助營造近年來成長快速，大型公共建設工程專案與高科技廠房工程承攬應接不暇，再加上老爺酒店系列的觀光飯店加入營運，使得工地與辦公的行政大樓分散在全台灣不同的地區、不同的城市，導致IT管理與服務工作日益困難。此外，由於長期合作的高科技大廠對於廠房建造的工程進度、完成時程和交貨品質十分要求，所以相對地要求互助能應用新穎的電腦IT技術，讓其獲得即時工程進度資訊，使其上下游資料能夠輕易且同步的匯集串整，並且能夠透過電子簽核加速文件審核效率。基於客戶對於完工交期與品質的要求，常常在工程圖都尚未製出的情況下，就要開工，因此若其中一個時程沒掌握好，就會出現延遲完工的可能。
綜合上述狀況，若無法降低技術複雜性，就無法減輕IT的負擔，更遑論即時服務的水準與使用者滿意度。此時若有科技技術將資訊整合且有效率的傳遞，對窘況的幫助是非常大的。互助營造的相關企業互豐建設總經理林志聖發現，「公司成長快速，人員數越多使得組織架構越複雜，IT服務就越難作，再加上跨組織資訊整合的需求大增，以往技術單位的解決之道都是見招拆招的治標方法，現在我們需要尋找一個能與IT流程標準化與商業資訊同步更新，並且在網路簽核功能上有相當幫助的產品」。歷經茫茫資訊大海中尋找合適的應用，再加上其他合作夥伴推薦，最後鎖定華苓Agentflow為專案導入使用的系統開發工具。
導入前遭遇的問題點
在過去尚未導入企業流程管理產品之前，常遇見的遭遇可大致分為下列七點：
- 對高階主管而言，以往收到的都是低階初步整理的統計報表，主管還需要另外花時間從一堆報表中分析出有力決策的數據。
- 過去資訊分散各地，工務、財務與人資系統，沒有統一的資料傳輸平台可以同步更換跨系統的異動資訊，造成許多重工。
- 以往員工以人工方式輸入數字進入電腦系統，容易出現手誤的狀況。雖然事後可以藉由稽核比對儘量揪出錯誤，但是由於資料比數多，無法真正細項抓出每一筆錯誤且沒有效率。
- 內部管理制度複雜。以請假單為例，工作人員遍佈全台灣各處工地與辦公室，再加上不同職等而衍生出各式各樣的請假單，不僅表單應用複雜，再加上多地的傳輸使得表單簽核在傳遞上出現許多變數。
- 過去沒有適當的工具協助工務系統的估驗單計價，因此超估的現象經常發生。
- 以前沒有一個統一的平台，使得員工必須背誦各個系統又臭又長的網址做登入的動作，造成員工的困擾。
- 互助以專案的方式處理各式各樣的承包工程，也由於這樣的特性，發現純營造業的公司不適合採用廣受製造業普遍應用的ERP，因此需要尋找專門合適營造業使用的軟體，兼做到成本與原物料的控管。
- 過去互助歷經其他專案的失敗導入經驗，發現過去MIS所主導的專案，由於沒有設身處地以最終使用者的角度去建置而導致失敗。
綜合以上導入前面臨的遭遇點，互助為此稍微更動內部組織，成立matrix專案團隊，逆向操作，個別以終端使用者的部門主管為本次建置小組的領導人，帶領並調度MIS人員搭配Agentflow進行導入。同時也希望透過華苓的企業流程管理平台Agentflow做驗證，達到內稽內控ISO的說寫做一致的效果。當然也期盼透過流程平台形成統一窗口，讓員工登入單純化，接著以網路化的電子表單讓表單收斂，也就是說，希望可以讓一張請假單的設計就可以涵蓋過去全部各種不同型式的表單需求。最後也是最重要的，就是透過同步的跨系統資訊更新，讓高階主管可以不用在各系統列印報表，重工比對找出最新且需要的資料，直接就能獲得精確數字做出決策性分析。
選擇華苓的採購考量
透過Agentflow強大的電子表單設計工具，使得人資相關的請假及出差勤流程表單等類型單據單純化。單純化的電子表單其單一欄位有多種選擇，而且員工在填寫請假單流程時，不需要再另外調閱各自的請假狀況表才知道自己所剩的假數，直接線上申請就能夠清楚知道自己所剩的假期天數。此外員工也能輕鬆追蹤每月請假出差甚至差旅費請款的狀況是否完成。
對於人資單位的同仁，更是把過去花在人工稽核數入表單的時間節省下來。全公司的員工請假單或其他出差及差旅費數據直接由資料庫撈出，以電腦計算即可，將人力應用在更有用的地方。
賴主任認為，電子化表單的應用與導入目的不是要讓公司裁撤冗員，而是要讓員工有時間作其他更有產值的工作。
此外，雖然組織內部平行職位多，透過Agentflow支援互助實際需求的『條件式判斷』流程類型設計，由電腦判讀先攔截到哪一位先在線上的主管，電腦就能自動判斷傳給那位主管，直接作簽核的動作。
成效與展望
讓IT成為企業英雄
有了Agentflow一掃過去應用許多資源卻效能不彰的陰影，而強調資訊交換平台的特色，讓IT從消耗成本的角色走向營利中心的推進力量。也就是說，讓IT人員揚棄技術導向的思考邏輯與功能，轉而建立評估商業與科技最大綜合效益的能力，讓IT部門從技術支援的角色，轉變為企業內外部的服務管理中心。Agentflow的導入讓資訊部門人員有精力投入於輔助商業成長的服務。
成功關鍵在「人」
目前互助營造已逐步導入系統，至今已約有200人上線使用，並預計在2005元月讓全公司的同仁都能全部使用Agentflow系統。然而在實施的過程中，使用者還是最大問題。由於操作介面與使用者原先習慣的方式不同，在啟用的初期仍會產生抗拒心態，而不願遵守IT程序，這也是需要再教育的地方。也可以說使用者態度的轉變是影響成功的引信。經歷這次的導入經驗，賴主任發現成功的關鍵不僅在於軟體工具，實施過程，包括「人」也是十分重要的關鍵因素。他表示，領導者的支持是決定BPM成功導入與否的重點，而且使用者需求、IT架構設計和便捷的工具應用彼此緊密相關並完美結合，才能讓Agentflow發揮最大效益。
賴主任說明現在互助的工地也建置網路環境，讓工地的同仁能直接線上開啟表單，一改過去使用紙本簽呈的模式，也讓大家養成習慣進入統一的入口網站去看企業待辦事項與會議日誌。甚至，互助有將會議室預約系統電子流程化。同仁預借會議室都需進入企業
portal啟動會議租借流程，才能藉此保障確實借用到會議室場地。 從整體導入效益來看，電子流程的建置只是起頭，更著眼在改善後的效益表現。企業流程導入的確做到了與互助的創立精神呼應，不僅互助集團獲得實質效益，也讓合作的業主感受到我們的成長，同時彼此互蒙其利，互豐建設總經理林志聖如是說。
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