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Docpedia

Docpedia文件管理系統-企業落實文管制度的最佳方案

Docpedia是一套專為文件審核、版本控制、知識管理、文件保全而開發的文件管理系統。Docpedia提供權限分明、彈性且具效率的文管模式,具備文件審核流程,協助ISO文件的新增、發佈、版本修改到過期廢止等,詳盡的文件檢索,友善親切的操作介面,條理清晰地管理各類企業文件,讓您迅速且安全地取得正確文件,讓企業知識能夠妥善留存。

何謂「文件管理系統」?
根據 Wiki 的記載,文件管理系統(Document Management System,簡稱DMS)是用於追踪,管理和存儲文檔並減少使用紙張的系統。多數能夠記錄由不同用戶創建和修改的各種版本。它經常被視為企業內容管理系統,與數位資產管理、工作流程系統和記錄管理系統相關。
docpedia系統畫面

Docpedia解決文件管理難題

隨著企業經營時間拉長,往往面臨紙本文件堆積如山、電子檔案散落四處,人員交接資料不全、文件版本控制不良、日益嚴重的外洩威脅…等等文件管理上的問題。

找文件像大海撈針一樣

相關描述太少,文件間的關聯性也不清不楚,搜尋方法更是陽春。

文管電腦化後,紙本怎麼管?

難以追查紙本文件到底在誰的手上,弄丟了也沒人發現。

權限設定綁手綁腳

一人多職算是常態,專案又那麼多,一點小異動全部都要跟著改。

總是拿到舊版的文件

不知道哪個檔案才是正確的,剛修改過的檔案又被人覆蓋過去。

文件審核速度太慢

人工送審等半天,也不知主管到底同意了沒? 又不能一直催。

分公司也想導文管怎麼辦

要讓分公司及上下游廠商通通納入文管範圍,豈不是要花大錢?

擔心公司機密外洩

權限設定漏洞百出,文件也沒加密,輕易就被有心人攜出或竄改。

文件到底有沒有用處?

誰看了? 誰改了? 有何建議?是否符合規定? 老闆員工通通莫宰羊。

擔心員工不用系統

導入系統後,限制與程序勢必增多,員工都不會用怎麼辦?

Docpedia能夠協助您...


檔案控管

文件保全

ISO文管

知識管理

文件審核

文管報表

面面俱到,滿足四大類文管需求。

Docpedia文件管理系統協助企業建立妥善文件管理機制,輔助DCC人員、資訊部門、員工及經營者的日常文件作業。



對於「DCC人員」而言

- 管理工具齊備,鉅量文件輕鬆應付。
- 最詳細的文件盤點與報表工具。
- 全面性ISO文件生命週期與紙本控管。
- 超高靈活度的電子化審核流程。
- 省時快速的自動化稽催與歸檔。
- 極致彈性的文件權限設定。



對於「一般員工」而言

- 方便快速的操作介面,工作效率加倍。
- 鉅細靡遺的文件索引卡,搜尋更到位。
- 支援雲端,文件作業不受時空限制。
- 文件簽核進度一目瞭然。
- 提供即時的文件異動通知。
- 簽出入控管週全,無檔案被覆蓋的疑慮。



對於「資訊部門」而言

- 交由DCC管理,降低工作負荷。
- 多重安控機制,轉檔加密自動化。
- 透過多點下載防止頻寬消耗。
- 完美整合於入口網站,各類資訊不分散。
- 開放式系統架構,整合更便易。
- 眾多加掛模組,未來擴充更便利。



對於「企業經營者」而言

- 清楚掌握公司擁有哪些文件。
- 分區域進行文管,買一套抵多套。
- 將資料外洩與遺失風險減至最低。
- 預防文件作業上的人為疏失。
- 系統不會拖累組織調整。
- 全盤掌握員工的工作記錄。

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