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Docpedia

嚴密的文件保全防護

文件外洩風險日漸增高
企業文件外洩時有所聞。據調查,除了病毒及駭客入侵外,約有3分之2的文件外洩與人為疏失有關。雲端化、行動化帶來便利性,也造成文件流出門戶大開,使用雲端硬碟、社群軟體傳檔、遠端桌面存取…等拉高文件外洩的風險,甚至企業內部機密已被有心人竊取而不自知。

系統化讓文件保全落地,防堵人為疏失
防患於未燃,企業對於自身的文件資產都應該正視且落實管理。要杜絕文件外洩,當然是由員工本身的教育開始做起,但員工來來去去,仍難防「疏忽」的出現,系統化是最根本的解決方法,以系統制約,形成主被動預防,讓員工有規則可尋。


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Docpedia五重防線,降低文件外洩因子

華苓Docpedia文件管理系統提供五重安控防線,替企業文件層層把關,嚇阻潛在不當行為,並透過蛛絲馬跡的觀察,降低造成文件外洩的不安因子:

  1. 文件遮蔽:依照不同人員職務或是不同資料夾,設定文件閱讀、發佈、管理權限,達到初步文件防護,降低閒雜人員取用重要文件的風險。
  2. 限定線上閱讀:Docpedia允許文件在特定網域內,只能夠在線上進行閱讀,以避免文件被重製。
  3. 強制版權宣告:Docpedia強化文件浮水印,針對文件類別、審核階段套用不同浮水印,並可動態加入下載人員、時間、IP等資訊,提高識別度。
  4. 強化PDF防護:Docpedia提供更靈活、安全的 PDF SecuVue加密機制,包含離線、連線閱讀、閱讀時間、密碼控管、MAC address 控管。
  5. 24H監控報表:Docpedia的文管守門員功能,可依部門或員工設定可閱讀、下載的文件密等、次數等條件,一旦超過警戒值,系統便自動寄送報表給主管,進一步追查員工是否有不合理的存取行為,達到嚇阻作用。
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