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Quick Office

人力資源類模組

人力資源類流程是企業最常用的流程作業,不管是請假、出差勤或教育訓練,每天都有無數的表單作業重複循環,而為了有效簡化人事部門日常繁重的考勤與計薪作業,Quick Office 提供您最常用的人事類流程模組,讓您用最小成本就能立刻減輕人事部門負擔。目前Quick Office 內總共有六支人力資源類的流程模組,詳細說明如下。 
請假申請流程模組
國定假日自行判斷: 提供申請人跨日申請,期間若包含國定假日,系統會自動扣除,正確計算請假時數。
代理人機制自動啟動: 流程通過後到了申請人請假時間,會自動啟動代理人機制,不需額外設定。
假別時數維護界面: 提供人事單位一假別時數維護界面,可查閱、建立、調整、刪除全公司員工的假期時數。
出差申請流程模組
即時查詢出差申請: 「出差報告流程」和「差旅費申請流程」皆能帶入已申請的出差流程資料查詢,方便對應,避免資訊填寫錯誤。
紙本資料需求提醒: 在「差旅費申請流程」中,會貼心的提醒申請人檢附紙本的請款單據,方便會計人員處理憑證事宜。
查詢功能整合: 在[出差申請流程模組]的查詢應用程式中,可一次列出「出差申請」、「出差報告」和「差旅費申請」的流程記錄,便於您交叉查詢是否有遺漏未填的表單。
外部教育訓練流程模組
固定週期輸入: 申請外部教育訓練的時間,可選擇輸入固定週期,不需重覆填寫,特別適合定期舉辦的教育訓練課程。
補助金額審定: 主管可於表單選項中決定此次申請教育訓練員工的教育訓練補助範圍,分全額補助、部分補助或自費三種選項,視您企業實際情況做選擇。
人事決定假別種類: 由人事單位於表單選項中決定此教育訓練可申請的假別種類,有常見的公假、事假,或是其他的欄位供您自由填寫。
 
遷調系統模組
簡便的啟動模式: 由人事單位填寫異動申請,並填寫相關人事資料,系統即會展開遷調流程。
與到職系統結合: 流程各關卡負責人可按「檢視人事資料表」按鈕查閱異動人員於「到職流程」填寫的人事資料表,直接於流程中審核異動人員的資料,不用另外翻查舊資料。
自動判斷審核主管: 系統自動判斷將流程依序先給舊主管審核,再給新主管審核。
到職系統模組
完整到職前準備: 由人事單位開啟人事資料流程,之後依序通知MIS與新進員工之部門主管。
與組織資料整合: 人事單位開啟人事資料後,新進員工帳號即自動建立,之後新進員工可直接以新帳號登入Portal。
到期流程自動退回: 人事單位開啟人事資料後,若超過”3”天新進員工仍未登入填寫,則流程自動退回人事單位。
離職申請流程模組
離職合法日期計算: 藉由簡易的參數設定,可決定公司員工離職日期的提出,是否須符合與年資關聯的時間,例如「工作年資三年以上者,於三十日前提出離職申請書」。
完整交接制度: 提供完整的工作交接輸入項目,包括工作內容、工作進度、交接人等,完善記錄交接事項並留下清楚記錄,避免無謂的爭端。
漸進式的離職程序: 離職流程須進行的各關卡以漸進方式簽核,包括會計→總務→人事→IT,依序審核以完成離職程序,確保沒有遺漏事項。
加班申請流程模組
一次申請多筆: 在同一份流程表單中,您可同時申請多筆加班記錄,加快申請時效並避免短時間內多次申請流程。
自動計算加班總時數: 每新增一筆加班記錄,系統就會自動幫您加總加班總時數,作為流程審核的判斷依據。
即時查詢個人記錄: 在填寫申請單過程,您就可以按「查詢加班記錄」按鈕開啟加班記錄查詢應用程式,查詢以往加班記錄,避免重覆申請。
查詢功能權限: 在加班記錄查詢應用程式中,依照職務不同,可以查詢加班記錄的權限就不同。「專案職務」人員可查詢全公司員工記錄;「部門主管」有權限查詢所屬部門下的員工記錄,若要查詢別部門的員工,系統會自動跳出警告訊息並阻擋。而「一般員工」僅能查詢自己的加班記錄。

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