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伏羲公文管理系統 簡介


為解決組織內對於繁雜的內外部公文管理需求,華苓以堅強的研發能力,輔以完善的產品設計管理,建構出新一代的伏羲公文管理系統。伏羲公文為純Web-based系統,透過瀏覽器即可完成複雜作業,並將流程集中在單一系統上,使用者不需切換應用程式,即能從收發作業順暢執行至歸檔作業。因應系統轉置的困擾,伏羲公文以嚴謹的流程,友善的介面,消弭單位與使用者對於系統化的疑慮。

伏羲公文管理系統帶給使用者的不只是效率的提升,更帶來公文管理系統的革命,將專業的軟體開發控管,帶入公文管理產品中,為使用者帶來更多的使用便利。

公文線上簽核 + 電子表單,綠色公文法寶

伏羲公文流程管理系統透過瀏覽器即可完成複雜作業,並將流程集中在單一系統上,使用者不需切換應用程式,即能從收發作業順暢執行至檔管作業。因應系統轉置的困擾,伏羲公文以嚴謹的流程,友善的介面,消弭單位與使用者對於系統化的疑慮。 

Web介面,輕巧無負擔
一般公文產品為了符合公文編輯的特殊規定及報表產出的特定格式,長久以來一直採用Client/Server的架構模式,一旦產品更新或使用者電腦有異動(作業系統重灌、office套裝軟體改版等)皆需要重新安裝,造成系統效率不彰維護不易。伏羲公文克服開發上的困難,以純Web的架構,從收發作業、公文製作、流程簽核、歸檔作業等所有功能皆以Web介面進行操作,免除使用者程式安裝及硬體規格升級的困擾。
內建強大流程引擎,穩定彈性大
基於Agentflow於流程引擎多年的深耕及廣大客戶的實際上線使用,伏羲公文以Agentflow為基礎,提供了穩定且彈性的流程管理功能。使用者可自訂並會或順會的簽核方式預設各式流程組合,並於送簽前及過程中開放具權限者自行調整,滿足各種可能的簽核狀況。同時採用Agentflow動態加會簽的產品功能,提供簽核者可於組織單位內臨時加會簽任何人員以利徵詢相關人員意見後再做出簽核決定。流程過程中亦會傳送工作到達通知信並提供收信者利用email快速開啟表單進行工作簽核,提昇公文執行效率。系統管理人員則可依公司政策定義各式強制及擲回流程,進行流程的監督與管理。
靈活友善的操作介面,直覺容易上手
單一畫面提供完整資訊,滿足撰稿者編輯公文時參考相關內容的方便性。個人編輯暫存區,可隨時儲存及檢視未完成之待辦公文。管理者可依不同使用者指派各式不同角色並授予不同權限,使用者登入後即顯示不同的操作功能列表。 相關查詢介面皆提供複合條件機制,並可依條件產製各式的PDF報表。在各類查詢清單中可對每份公文的處理狀態進行流程追蹤以利瞭解公文進度。可利用公文複製、常用詞彙及自訂受文群組的貼心功能設計提昇公文製作的效率。以Web2.0的設計概念 增加使用者互動性,讓公文處理更smooth。
符合政府公文規範,標準符合規定
公文編輯器可自動產生標準的六階序號層級,方便使用者逐項條列撰寫公文。提供個別公文的di檔匯出入機制,可利用任何符合規定的公文製作系統進行離線公文編輯。產生標準的公文di檔,亦可輕易透過電子交換系統進行收發文作業。編輯方式符合標準的橫式輸寫規格並具PDF預覽功能,儲存後即可依規定格式檢視公文實際列印內容。
跨平台的架構設計,獨立具擴充性
以Java程式語言開發可支援各式OS平台,產品設計亦考量支援各式資料庫及瀏覽器,架構獨立安裝規格限制少。整合Agentflow企業入口網站,提供SSO登入機制可plugin其他標準Web AP達成企業單一系統操作環境。與Agentflow完整的流程產品線同出一脈擴充性佳,可依需求逐步導入文件管理、OA模組等系統,隨裝即用提昇IT預算規劃的最大效益。

直覺式的使用者介面

伏羲公文依循華苓產品一貫的直覺式設計,透過Web化的使用介面,您可以輕鬆在伏羲公文系統裡從容創作與管理公文。搭配友善的[工作暫存區]與顯目的個人待辦工作列表,從此讓您工作簡便而有效率! 

個人公文查詢
使用者可依條件查詢相關公文所在的關卡,以方便確認進度,並提供「複製」功能,方便使用者可直接修改儲存成一份新的公文,以節省製作新公文所需消耗的時間,提升工作效率。

收件匣
顯示個人待辦工作列表,可依列表欄位排序迅速找出欲優先處理的公文。

暫存匣
未完成送出之創稿文皆可儲存於個人暫存區,可於下次登入後查詢帶出以利繼續未完成之編輯,編輯完成之公文,執行預覽列印時將依研考會標準格式自動排版顯示。
完善的流程規劃及管控
伏羲公文管理系統以Agentflow為基礎,提供您穩定、彈性的流程管理機制,您可以輕易進行公文電子簽核、加會簽、轉呈等各種複雜的公文流程管理情境,有效滿足您公文創稿與傳遞上流程管理之需求。
預設流程
使用者可預先自行設定常用的組織會核名單,名單中可依會核方式(並會或順會)、可否加簽及可否編輯等條件自由組合。在創稿編輯或分文待辦時預設名單會自動於下拉選單中帶出供承辦人選擇,快速選擇後仍可加以編輯增刪後再送出簽核。
臨時加會簽
送簽後各關卡承辦人皆可於待辦工作的公文表單另開組織樹視窗挑選欲串會或分會的人員名單,提昇流程簽核的機動性及彈性。
通知機制
提供Email通知機制,提醒使用者目前有公文待處裡,利用email開啟表單快速處理公文。
功能強大的線上編輯器
透過伏羲公文功能強大的web 化文書編輯器,您可以依照的需求,隨時上網製作所需的公文格式,系統也提供貼心的常用詞功能,讓您將常用詞彙鍵入系統,從此您只要連上網路,就能立即創作與編輯公文,讓您的文書作業完善呈現。
公文製作
利用Web介面的文書編輯器使用者可依照需求製作所需的公文格式,包含主旨、說明、辦法...等,並提供可輸入多行文字,及一般標點符號與研考會所規定之標準的六階序號。
常用詞庫
管理者可由「共用詞庫維護」介面中,輸入常用的辭彙,以利使用者在製作公文時使用『詞庫』功能,藉以提升使用者承辦公文的效率(包含署名、審核意見、主旨、附件說明等)。
di檔匯入、匯出
提供使用者將編輯完成之公文內容匯出di檔格式,以利於其他標準之公文編輯軟體匯入後進行離線編修。
 
提昇公文效率的收發作業
從收文、發文、覆文到歸檔查詢,伏羲公文提供您完整的公文處理紀錄,讓您隨時可以追蹤公文最新進度,查詢歷史公文資料,不再遺漏,
FES批次收文/查詢
提供收文人員設定本地電腦di檔及附件檔的留存路徑,且能將上傳過的檔案搬移至FES暫存區,暫存區路徑可由收文人員自行設定,保留了一定的彈性。

來文登錄/查詢
針對單筆紙本來文,提供手動輸入方式登錄公文系統,以利及時追蹤及掌握進度。
發文登錄/查詢
提供發文人員單獨新增發文或經由簽核流程結束後待發之公文,進行檢視修改後轉出符合研考會標準之公文格式PDF檔及di檔。
覆文查詢
提供發文人員依輸入條件列出已收公文,點選檢視後再決定是否進行擬文回覆。
公文查詢/修改
提供複合條件查詢介面供操作人員搜尋公文,檔管人員可利用此功能進行公文歸檔作業。
嚴謹的權限控管
透過嚴格的權限控管機制,伏羲公文讓不同角色的使用者具備不同的使用功能,避免誤用超過本身職權的功能,加上彈性的系統維護介面,讓您維護系統更加方便,確實落實公文管理資訊安全需求。
使用者設定
管理員可適時的授與權限給相關使用者,經授與功能權限的人員不會有其他所不需使用的或是超過本身職權的功能列表出現。
角色權限設定
提供角色權限設定介面使管理員執行新增及刪除人員角色等資料維護工作,並能依組織選單選擇欲指派之人員名稱。
強制流程設定
已送出的簽核流程,可透過此設定介面要求系統強制檢查送下一關簽核人員時先行判斷上下關簽核者若沒有符合特定條件,則送簽下一關人員前將插入一關特定簽核人員的關卡。例如公司特別規定,凡是送簽給總經理的文一律先經由特別助理簽核過才可送出。
擲回流程設定
已完成簽核之流程再送給承辦人結案前,可透過此設定介面要求系統強制檢查該份公文的相關屬性若符合特定條件,則送達承辦人結案關卡前將插入特定一組簽核名單,待該組名單人員完成簽核後再送達承辦人結案。例如公司特別規定,凡是文別為函且為密件且核決人為總經理的文,在送達承辦人結案前需先經由特別助理及祕書長先行檢視過才可送出。
資料維護
提供系統共用資料維護介面供操作人員進行新增、刪除及編修等維護工作,包含「發文代字號設定」「外部機關維護」、「受文群組維護」、「共用詞庫維護」、「分類表維護」、「核決層級設定」。
完整精確的統計報表
提供收(發)文登記簿、公文時效統計表、歸檔案件統計表等十數種的稽催管制與檔案管理統計報表,讓您有效管理與稽核公文作業。
公文時效統計表
可查詢特定月份之收文、創稿及發文件數、已辦、未辦及逾期待辦件數。
收發文銷號統計
可查詢特定月份該機關全部之收文、發文及銷號統計件數。
收/發文統計表
可依據特定年份與月份查詢收/發文數量統計表及年度統計表以查詢件數。
收/發文登記簿
可查詢特定條件之收/發文資料。
文號條碼列印
依起始文號自動增號至迄止文號,顯示條碼及文號清單。 

 

 

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