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應用案例

憑技術能量激發巧思,雙鴻孕育多項e化創新應用

案例名稱:
 雙鴻科技股份有限公司
案例特點:
 - 因須與海外據點協同作業,陸續導入大型資訊系統。
 - Agentflow 整合文中人資系統、SAP R/3 ERP。
 - 以Quick Office作範本,加快流程開發速度。
受訪人員:
雙鴻科技 資訊部經理 林伯勳
亟思揚威國際舞台,矢志成為全方位熱處理方案供應商的雙鴻科技,在不斷擴張營運版圖的過程中,也積極引進諸多資訊應用系統,藉以充實後防戰力;自2007年開始至今,雙鴻在不算長的時間內,成功部署多項重要系統,且已具體展現諸多效益,看在外人眼裡,肯定以為其IT部門陣容浩大、兵多將廣,但事實上,該公司資訊部不過7名人力,之所以連戰皆捷,論及主要關鍵,除了在於高階主管鼎力支持外,IT人員不僅具備深厚的技術實力,亦深入瞭解各部門作業流程與需求,凡此種種,都可謂成功要素。

自2007年迄今,雙鴻科技資訊部即鮮少有閒暇時光,因為其從部署SAP R/3企業資源規劃(Enterprise Resource Planning;ERP)系統以降,緊接著一路導入文中人力資源管理系統、華苓Agentflow及Quick Office等企業流程管理(Business Process Management;BPM)平台,個個都是攸關企業營運管理的重要解決方案。

之所以大舉佈建e化系統,究其主因,在於該公司亟欲走向國際化,故台北總部必須與海外據點協同作業,而以往由各地部署在地化ERP的模式,顯然不再合宜,於是決定導入SAP R/3,連帶舊ERP之內的人資管理功能,亦無法繼續沿用,所以再部署文中系統,緊接著,為了有效整合這些核心系統,以期達到系統自動化、簽核流程自動化等功效,爾後又引進Agentflow BPM平台。

儘管艱鉅任務接踵而至,然該公司資訊部硬是以不足10位的有限人力,接連闖關成功,不僅如願讓這些系統成功上線,更在導入過程中,添加了諸多創新設計,致使這些IT工具,更能恰如其分切中使用者核心需求,繼而治癒了多項疑難雜症,不禁令人好奇,其究竟如何孕育諸多e化巧思,從而促使資訊應用效益之最大化。

用3個月導入BPM,效率讓人嘖嘖稱奇

為了取代紙本、E-mail等傳統簽核模式,促使企業流程自動化,雙鴻於2008年間決定部署BPM解決方案,爾後擇定以Agentflow為標的,在同年8月開始導入,詎料才花了短短3個月,就讓請假/加班、資訊需求申請等流程成功上線,且其間還完成使用者教育訓練事宜,並與文中系統進行整合,其效率之快,著實讓人驚艷。

緊接著,其資訊部亦將BPM系統整合觸角,成功朝SAP系統予以延伸,憑中介Table穿針引線,據此催生員工費用申請、供應商請款、零用金申請等另外3支重要流程。在一連串戰績背後,令人難以想像的是,雙鴻資訊人員先前對於BPM,竟然完全陌生,且論及系統整合過程中所涉及的中介Table技術,以往也未曾實作過,但此後卻能快速從無到有、從有到精;論及箇中原因,便在於資訊部擁有不弱的技術底子,易於在原廠教育訓練及顧問說明過程當中融會貫通,不僅如此,資訊部也從華苓服務中心的KM討論區裡,分享Agentflow顧問或客戶所貢獻的知識、經驗,並觀摩一些頗具參考價值的程式範例,透過這些素材,得以加速累積產品開發知識,從而跳過原本亟需費心鑽研雕琢的歷程。

雙鴻資訊部經理林伯勳表示,回顧以往紙本或E-mail傳簽模式,不僅經常因申請人填寫資料之不正確,從而引發退件、重新申請等繁複歷程,因而耗費可觀時間,且對於人事部門而言,亦可謂一大夢魘,往往每逢月底最後2~3日,都必須長時間加班,此乃由於,員工難免有其惰性,總習慣等到月底才申報加班,導致人事部門得趕在極其有限的時程內,疲於奔命地輸入資料、彙整報表,不僅如此,由於以往係以2套系統分頭運行人事薪資、假別維護,欠缺單一統籌機制,故人事對於同仁所問「請了1天假後,到底今年還剩多少特休假」,有時難免給出錯誤答覆,凡此種種,皆亟需加以改善,於是促成其導入BPM的決心。

至於BPM解決方案的評估要點,林伯勳解釋,首先,由於資訊部專長在於Java,故偏好選用奠基於Java技術的產品,如此才易於進行維護,且一併加快系統開發速度;第2,該供應商有否整合諸如SAP ERP等異質系統的整合經驗,也是一大關鍵;第3,該產品是否搭配參考範例、譬如Quick Office流程模組,這對於未曾接觸BPM的雙鴻資訊部來說,尤其堪稱重要考量依據;最後,期望系統授權之計算基礎,係建立於Concurrent Users,而非以全公司總員工數來計價。在此之中,無疑有關系統整合部分,是其最為關心的要項,主要是因為,雙鴻今後擬將應用觸角,延伸到大陸據點的產品生命週期管理(Product Lifecycle Management;PLM)系統,爾後舉凡樣品申請、領料等作業流程,都期望走向電子化,同時希冀以BPM作為PLM、ERP等兩大系統之間的互通橋樑,故原廠的系統整合實力與經驗,重要性不言可喻。

如今藉由BPM整合文中人資系統、SAP R/3 ERP之實戰歷練洗禮,資訊部對於未來各項延展應用,顯得信心十足,因為有了Java、JavaScript等紮實技術根基當靠山,佐以Quick Office流程模組所提供之諸多Script Library,發揮相輔相成綜效,故意欲以BPM構築統一介面,一來整合各項異質系統,二來確保營運資料之正確性,理應都非難事。

縱深核心作業需求,擘畫新穎流程設計

論及雙鴻資訊部在於BPM流程設計的「創舉」,可謂多不勝數,在在展現資訊人員的技術能量,以及對於各部門作業需求的深度掌握。

在人事管理部分,資訊部考量人資月結作業型態,故未採取中介Table雙向整合模式,惟仍以BPM作為文中系統的延伸,亦即簽核確認過的新版資料,依然可藉由批次方式,進入人事薪資系統;伴隨請假、加班等申報作業走向電子化,人事部門得以揮別月底加班頻仍之惡夢,只消5分鐘轉完所有資料,據此取代過往大量Key in時間,接著好整以暇地製作報表,再將報表提供給財務部門,整段流程在半個工作天內快速了結,改善幅度相當顯著,另因Quick Office提供假別查詢及維護功能,而經直接套用之下,俾使人事部獲致更大的方便性,不必像過去需要切換兩套系統,故任何員工究竟剩餘多少特休假,清清楚楚、一目瞭然,再無誤植之虞。

值得一提的,在設計流程的過程中,資訊部察覺到,過往若干作業模式頗為怪異,亦即單一員工在進行請假、請款等申報時,竟然對應到不同主管,導致下屬申請費用、直屬主管卻渾然不覺,不僅可能構成行政管理方面的諸多困擾,也提升了流程設計的難度,因此資訊部特別花了許多時間,與人事部、管理處等單位共同討論,最終確定了雙主管會簽模式,此後不管員工請假或請款,都必須會同其直屬主管簽核確認,此一似乎於「企業流程再造(Business Process Reengineering;BPR)」的效益,堪稱雙鴻在導入BPM過程中,所贏得的另一收穫。

而如今即便員工赴海外出差,都能輕易地啟動簽核流程,即便必須附加紙本單據,也無滯礙難行之處,俾使申請人不必再費心以傳真遞送表單,抑或待至返回工作崗位再執行,從而省卻可觀時間;對此林伯勳透露,雙鴻在廣州及昆山等兩座工廠、美國辦事處,各地皆配置掃瞄器,方便員工將各項單據轉為電子檔,故就算碰上非電子檔案的附加需求,都可妥善處理。

除此之外,資訊部也採取了堪稱大膽的做法,將人事組織圖、文中系統部門代號、成本中心代號等維護工作,分別交由人事、財務等部門執行,而非由資訊部獨力操刀;林伯勳解釋,不可諱言,為了增加流程設計的便利性,資訊部確實可將人事組織圖當中的層級、人名予以「寫死」,然一旦採行這般客製化作為,此後可說麻煩不斷,只要任何人離職或調動部門,倘若資訊部無法即時察覺,便不能及時修改流程,因而導致相關流程被「卡死」,但論及程式修改一事,卻又是大費周章的苦差事,故若放任此一狀況持續不斷出現,無異大大悖離流程自動化之初衷,在此前提下,由最能洞察人員、組織變動的部門,取得組織圖、部門代號、成本中心代號等維護事項的主導權,才更加順理成章。

只要BPM主系統骨架維持不變,剩餘的血肉,即靠著向各個系統「借」資料來加以填補,因此組織、流程才是BPM運作重點,其餘中介資料只是附屬角色,而資訊部在深諳這層道理後,便巧妙借助了Quick Office當中的「自動判斷層級」功能,據此建立一以貫之的框架基礎,此後人事、財務等部門僅須套用組織設計工具來維護、運作,便可無懼於任何人員異動,都能確保流程之恆常運行;所幸Agentflow學習門檻不高,其操作介面就好比Powerpoint那般輕易上手,並不涉及程式開發需求,故相關使用單位對此並不排斥,且意外克服了許多疑難雜症,舉例來說,如果有1人多職現象(註:某主管身兼其他部門主管),假設按照傳統的客製化流程設計方式,肯定會面臨進退失據窘境,如今使用者只消透過Quick Office的「虛擬主管」功能,一番輕鬆拖拉,就可讓不同組織結構樹接續繁衍。

此一維護暨運作模式,連帶促動了費用申請自動化的成效。經由財務部自行維護成本中心代號後,不論員工請款、零用金申請乃至供應商請款,只要奠基於正確代號的基礎,一旦啟動流程,則後續該流向何等責任歸屬,全都照著明確步驟來走,絕不會亂了套,甚至連代申請一事,亦全無執行上的困難;說到這裡,林伯勳另透露1個獨特設計,便是資訊部有感於「不瞭解新進員工未來是否有請款需求」,深覺若不為此加以防範,則日後萬一出現意料之外的費用申請行為時,肯定會出現問題,與其等到這般狀況發生時,才讓會計部緊急為申請人建立Vendor Code(註:以便讓申請單成功拋轉至SAP系統),倒不如提前動作,一律為每位新進員工建立Vendor Code,藉此發揮一勞永逸的妙效。

回顧以往,有關費用申請流程,平均每個月總會出現5~6回退件情況,其中最常出錯的環節,要嘛就是匯率算錯,要嘛便是申請金額大過一定級距,被迫需要進行重簽,如今配合SAP系統,便已將匯率換算功能設定妥當,故申請人根本不需費心運算,也不愁金額出錯,且一旦申請金額達到既定級距,流程該往何處跑、就往何處跑,全由系統運籌帷幄,申請人亦無須牢記繁雜遊戲規則;因此拜BPM導入所賜,如今每月退件頻率已降到2件以內,且錯誤根源不外是代理人勾選錯誤,或者是文件不符,棘手程度不若匯率誤植、金額過大需要重簽等情況,一來一往之間,改善幅度亦屬可觀。

以e-mail開啟表單,高階主管全無學習門檻

考量及高階主管日理萬機,且不擅於操作各項系統,再加上該公司負責推動教育訓練的人力亦屬有限,因此資訊部特別為高階主管設計1項功能,即是配合後端 Active Directory 機制,允許高階主管直接以E-mail開啟表單,不必輸入密碼即直入Agentflow入口網站,待審批同意或不同意、且加上註解說明後,隨即按下一鍵送出,完全不須與BPM系統進行磨合或適應。

林伯勳另指出,有關BPM導入一事,其實也致令資訊部獲益匪淺,因為拜資訊需求申請流程自動化所賜,不僅作業處理的起迄時間點,都有明確記錄,再佐以使用者意見表達園地之貼心設計,俾使原本甚難被量化的服務水平,得以更具體地呈現,方便資訊人員隨時檢視IT服務品質,繼而促動正向循環。展望未來,除了前已提到的樣品申請、領料等作業外,包括新人╱離職、內部公文流程、出差、核價等其他流程,今後也都將逐一被納入BPM平台運作範疇,且將與文中、SAP等系統,各自進行批次、即時之系統整合。

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