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應用案例

凌巨科技

華苓至1999年成立以來,十數年間,一路伴隨的客戶不在少數,多數已發展到海外多分公司的型態,流程應用範圍廣泛,技術能量充足,對於內部IT應用系統的拓建,從功能面的細究轉移到維運面的思考,其中,凌巨科技算是代表性的客戶之一,本期先就凌巨科技導入華苓產品做概括介紹,稍後將帶領讀者深入凌巨的IT營運思維。

凌巨科技創立於1997年底,產品以中小尺寸平面顯示器為主,包括手機、數位相機、MP3、MP4、儀器儀表、車載、店頭銷售系統等高附加價值的多元性產品,為專業平面顯示器供應商。總部成立於苗栗縣頭份鎮,目前共建置六座廠房,分別座落於苗栗、新竹、桃園、深圳、昆山等地,海內外員工人數將近8000人。近年來,凌巨以架構良好供應鏈垂直整合於關鍵零組件的掌握優勢,並且透過全面E化供應鏈與資源整合能力,創造成本優勢。

眾多資訊系統待整合
回顧導入之初,凌巨科技尚屬光電製造新秀,但對於企業內部電子化佈局卻十分敏銳。當時已意識到流程作業電子化是個關鍵,必須將紙本簽核作業改變為全面電子化,才能讓公司的內部資訊與溝通更有效率;其次,應用系統各自為政所形成的隱憂,凌巨面臨因既有的資訊系統環境過於封閉,而導致進退維谷的窘境。也就是說當投入越多而日後所要付出的維護成本,如人員的培訓、技術的傳承與相關的設備升級等等,相對也隨之更高。

同時在技術層面上,跨系統的整合與資訊的傳遞對於原先採用的產品而言並不是一項輕鬆的任務,也需要花上更多的時間成本。原本欲採用既有ERP的新增流程功能做開發,但發現到此流程設計的功能面著重在資訊的交換而非事務性上。基於上述的種種因素,凌巨開始搜尋市面上各種以JAVA開發,具開放特性且跨平台的整合及延展性必須要好的並且以流程為設計中心的企業流程管理軟體,並期望透過此應用與現有的Oracle ERP整合且更能將其應用效益最大化。

跨平台及開發彈性與否為採購評估重點
凌巨在尋訪解決方案時,首先鎖定Java-based的流程開發平台,以便與ERP、PLM、HR、CIM、門禁刷卡、傳真、訓練、報表..等異質系統順利整合。其他的考量項目包括:流程規劃及表單設計的彈性程度、是否提供多國語系以供兩岸各廠區使用、人員組織兼職代理機制可否隨需調整,以及是否支援多組織都陸續納入採購及後續升級的考量點;其次,因華苓為台灣在地原廠,而非一般協力商,可提供直接技術支援,避免後續服務產生時差,且華苓在國內有眾多企業導入使用,相對保障性高,因此選擇華苓Agentflow企業流程管理平台。

事實上,凌巨曾經考慮採用Notes的解決方案,但產品導入和維護費用方面,若以Notes計費方式、維護費用和使用者帳號授權來看,Notes的整體花費較高;且在資訊人員招募上,若找會script語法或基本java的人員,即可短時間培訓上手使用並開發表單和流程,在人力成本上相對於Notes較低。

一路升級,流程產出倍增
凌巨於2003年導入Agentlfow企業流程管理平台,於第一年率先完成OA類為主的19支流程;2005年完成與Agile人事系統的整合,總流程開發數已突破百支;接著,在2007年購入Docpedia文件管理系統;2010年凌巨先後完成了Agentflow與門禁系統、統計製程管制系統、報表系統的整合,凌程數已接近3百支;隨後在2011至2012年間,凌巨進行了集團優化整合改善專案,同時Oracle ERP、Oracle PLM及傳真系統的整合;2013年初,Agentflow與Docpedia正式升級至最新版本。一路升級上來,藉著系統執行效能與操作功能的增長,得以順利拓展更多的流程應用,這是顯示華苓對客戶的承諾,永續經營讓產品保有升級的餘裕,不會成為軟體孤兒。

歷經十年的時間,凌巨所開發完成的流程數已由第一年的19支增加到即將突破600支大關。在凌巨已開發為成的流程中,以品管、資籌、人事及訓練為大宗,分別包括ECN、料號申編、請購單、備料單、請假單、出差單…等等主要流程。除了這些大量的流程表單外,凌巨幾乎為每張流程表單開發好以查詢用途為主的應用程式,例如:ECN查詢、備料單查詢、出差單查詢等等,因此應用程式的規模也逼近600支。

整合容易,帶來更多應用
凌巨將Agentflow的流程平台特性發揮得淋漓盡致,將Agentflow與眾多的異質系統作串接,包括:ERP系統、人事系統、PLM系統、生產系統、門禁刷卡系統、傳真系統、報表系統、文管系統、數位資訊平台。大致上透過JDBC與 ERP、人事、PLM等系統作整合;並利用電子簽章元件,由Agentflow啟單,將部門領料單、部門繳庫單、工單領料單、國內外出差申請單、請假單、料號申編單、台灣請購單、報價單、銷售合約單…等等流程表單,由Agentflow啟單簽核完成或固定階段後,透過JDBC拋至異質系統;簽核過程中,同時採取批次處理或手動處理彈性方式,以兼顧資料的正確性、時效性及異常狀況之應對;若是中途需至Docpedia文管系統擷取資料,則交給完善的API來處理,以確保訊息即時到位不出錯,並且讓Docpedia上的檔案也能供其他系統取用。

Agentflow擔當企業資訊運籌的中介角色
凌巨導入華苓產品十年,在作業效率面的提升最為明顯,跨廠區和跨國的簽核作業能夠全年無休的進行,不受時空限制,在簡化各單位的作業流程後,內部作業實施規範得以更明確;也有利於資料彙整、追蹤、查詢和稽催,後續的流程分析也較紙本作業容易非常多,尤其減少人工作業的錯誤,確保取得是最新文件,不會再誤用錯誤版本;Agentflow流程及表單設計與Docpedia之文件制修廢能無縫接軌,電子化歸檔的保存成本又較紙本低廉許多。

其次是管理面的,當凌巨建立以Agentflow為核心的簽核平台後,減少紙本,節能減碳是自然的事,簽核歷程紀錄清楚交代,方便上層作工作進度控管,符合內控內稽的原則,權限控制或是過期版本作廢/回收較紙本容易管理方便,且搭配安控機制,讓企業知識得到更進一步的保障。另外,Agentflow大幅改善整體資訊系統間整合性,讓企業各資訊系統各司其職外,更能夠互通與合作。

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