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應用案例

松翰科技

松翰科技於1996年7月成立於新竹縣竹北市,隨即於1997年初推出第一顆語音控制器產品,自那時起,松翰科技就以堅強的研發實力成為語音、音樂控制器的領導者,為多方面應用的教育性電子玩具注入新的生命。目前員工數約500人,2009年被Money評選為連續10年Top 50賺錢的企業,且2010年被Global View評選為Top 50表現優異的企業。松翰憑藉著堅強的研發實力,不斷提升核心技術的層次,擴充產品線,已躍居消費性晶片領域的佼佼者。

積極文管佈局,切入IC產業核心
松翰科技是典型的IC Design House,首重研發能力,本身沒有工廠,從未封裝前的晶片測試到封裝,全數工單都是委外進行,需與下游代工廠進行緊密的製造配合與資料交換,所以在IT面的話,就必須下很多功夫,讓研發流程保持順暢,並保持文件的機密性。

研發是松翰的重心,研發專案文件則是產品開發的源頭,身為IC產業一員的松翰自然不敢輕忽這塊企業核心領域,研發單位透過專案文件,向各部門溝通為什麼要做產品的開發? 以及中間涵蓋的細節又是那些? 松翰設計服務部的陳瀛姬資深經理提到,松翰當初會導入文管系統,主要也是研發專案文件方面的需求。

解決研發專案文件的管理隱憂
事實上,松翰在處理研發專案文件的簽核時存在著三大隱憂:
(1)難以掌控紙本傳簽的進度:研發文件牽涉的層級範圍廣,一份研發文件參與簽核人數常常多達20人,松翰原本採用紙本傳簽的方式審閱研發文件,但卻難以知道目前簽到誰,主管無法進行精確的進度追蹤。
(2) 文件外洩的威脅: 研發文件的簽核歷程相當冗長,往往需要花費15個以上的工作天。在這麼長的簽核過程中,這些文件又屬機密文件,要做安全上的控管十分困難,難保商業機密不會因此外洩。
(3) 版本控管不易:由於文件在審閱協調過程中,文件改版是常有的事,但如何進行文件進版? 如何讓簽核者都能拿到正確的文件? 這些都是傳統紙本作業的難題。

因此在品管部的提議下,松翰IT部門便開始尋找適合的文管軟體,前後花了三個月的時間進行產品評估與實績測試,除了價格考量及後續服務能力之外,並希望未來購入的產品要能符合研發專案作業的需求,品管部也提出希望可以自行管理系統,所以技術門檻不能太高。另外,廠商是否具備IC設計產業的導入經驗,也納入評估重點。綜合以上考量,最後選定了Docpedia文件管理系統。

清楚勾勒導入目標
松翰原本即是Agentflow的老客戶,於2012年3月開始導入Docpedia文管系統,並於7月上線,能夠在3個多月被順利上線的原因,除了Docpedia有彈性的文件索引卡及權限機制等優點外,不得不提松翰IT部門的專案控管能力。

陳經理表示,當你想買一套軟體的時候,要用不同的思維去看待不同的軟體,建議試著去善用軟體的優點。如同Docpedia一定會有強項跟弱項,就我們IT的角度,就盡可能善用他的優點,導入過程花的力氣也會比較少。若是一直拘泥在較難改善的弱點,等於是浪費之前建立的心血,且老闆都希望花較少的預算,但預算限制下,能要做到甚麼樣的功能,IT部門心裡要有所取捨。

IT與品管部在導入之前就已約定好初步目標,就是研發專案文件要能先上線。陳經理提到,通常我們上新系統時都會有個毛病,就是盡可能多塞一點新流程、多塞一點新作業方式進去,讓整個上線內容豐富點,但過多的流程容易讓整個專案變得難以控制,所以必須先考慮清楚哪些要上線。所以松翰首先將研發專案文件上線,後來,ISO文件及人事作業辦法等較不複雜的流程,在IT可控制的範圍內也陸續上線,盡量聚焦在先前設定好的目標。

善用既有功能,培養種子部門
陳經理提到,你要知道你要導入甚麼東西,盡量focus在要導入的部分,盡量不改程式,善用既有的功能來做,這樣比較成功。例如IC產業有獨特的文件索引欄位,Docpedia提供的100組彈性欄位已足敷使用,不需再去客製新規格,不多花心思去改系統,爭取上線時效。否則以後每種文管流程的欄位需求不同,都要做修改,這樣會改不完。另外,陳經理也建議善用Docpedia的查詢功能,雖然Docpedia有很多查詢方式,但最好用的就是它的文件類別跟檔案名稱查詢,東西要簡單,User才容易上手。松翰都是以最簡單的方式進行。

松翰除了專注在重點功能的達成,並定期跟華苓顧問師開會外,妥善以”會前會”、”會後會”來追蹤討論工作進度。因為人員手邊不是只有文管導入這項工作而已,利用”會前會”在開會之前來複習一下進度;”會後會”則是用來歸納重點,並討論哪些東西需要處理的? 如何分工? 以便讓整個方向更聚焦。

松翰熟稔顧問輔導只是暫時的,後續還是要靠自己的道理。品管部跟IT聯合對內部做教育訓練,並以先以小單位測試系統。陳經理清楚知道,一般員工面對新的文管系統,最容易對於多一道建立文件索引卡的動作,以及拿個檔案還要經過一堆程序這兩件事起反感,接著就對新系統產生抗拒心態。陳經理建議,可以去找跟你關係較好的單位作為種子部門,幫你把整個文管流程跑一遍,看看哪邊操作不順或是會有反彈聲浪,解決掉問題並想好說詞之後,再推廣到其他部門。這樣的話,成功上線的機率會較高,避免貿然上線後,發生全面抵制的情況。

透過萬用流程凸顯知識工作者的價值
陳經理不斷提到,松翰品管部是個勤奮的單位,由於不同產品線,中間的研發專案關卡的排列組合式不同的,品管部就希望自己來做文管權限調配,自己來做文管流程的設計。雖然Docpedia的文管流程設定不若Agentflow靈活,但Docpedia有個相當好用的 [萬用流程功能],也就是用堆積木的方式來建立文件的審核關卡,完全不用寫程式,適合沒有技術底子的品管部。有了這樣方便的流程設計模式,品管部就能自己來組合需要的文管流程,而且非常樂於去做。而陳經理也樂於看到這樣的結果,除了降低IT人員的負擔,品管人員的思維價值也更直接地傳達到文管流程裡。

多預留點時間在資料整理
松翰原本以為把Docpedia文管系統的基本設定做好就能上線,但後來發現其實不然,整理文件很花時間。首先,在把所有文件放上Docpedia之前,文件樹、文件類別都要花比較多時間來確認。其次,Docpedia畢竟只是個管理工具,上線文件的正確性還是需要人來掌控,若不事先把上線文件做整理,即使用正確的軟體去管理錯誤的資料,也只會得到Garbage in、Garbage out的結果,所以陳經理建議未來要導入Docpedia的朋友,一定要在資料整理上,多預留點時間,以免上線時程不如預期。就以松翰來說,初步上線的文件不多,但也花掉將近一個月的時間,通通整理成Excel檔,再用批次程式將檔案轉檔進去。

目標明確,工具為輔,成果自然到位
回顧松翰運用Docpedia於研發專案文件管理的過程,一方面,我們不難看出實施電子化文件管理的好處,文件審核時間已由3週大幅縮短為3天,文件審查的過程中,不用花費人力去盯催,主管也能在線上即時知道審查進度;紙本費用跟列印文件所花時間也同步降至最低,不需透過人工或郵件傳檔,自然也就減少了資料外洩的機會,文件保全就直接由Docpedia負責,權限與規範清清楚楚,文件版號也詳實記錄,不怕拿錯檔案,改版作業及文件審查歸屬不再有模糊地帶,這些都是透過電子化文件管理所帶來的效率改善。另一方面,Docpedia能協助松翰發揮預期作用,主要還是要歸功於陳經理堅持的系統導入思維,善用既有功能,目標明確,花時間做資料整理。如此一來,由正確的專案規劃引領,工具為輔,導入成果自然而然就會到位。

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