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應用案例

香港商瑞健

瑞健集團(SHL)成立於1989年,為設計、研發、及製造先進藥物輸送系統的領導製造商。瑞健主要客戶為世界知名藥廠以及生技公司,提供如自動化注射器、筆型注射器、吸入器…等高科技醫療產品。集團持續投資於研發製造以符合市場趨勢,其中包括使用步驟簡化、注射器精密化、拋棄式、複用式多重選擇、劑量彈性化以及藥劑濃稠度之配合等。瑞健目前全球擁有超過2,000名員工,總公司設在桃園,其事業據點涵蓋:瑞典及美國的設計中心,以及台灣、大陸深圳的製造廠房。  
香港商瑞健 資訊部副理 顏炳吉 

以Agentflow接手Notes的流程開發工作

瑞健為改善紙本簽核效率,資訊部決定以本身具備的Lotus Notes技術開發電子簽核系統,但Notes彈性過低,流程都需以Hot Code硬寫,牽一髮動全身,開發過程非常耗時;加上熟悉Notes的開發人力難找又昂貴,光是完成一張流程表單就花了半年,而且功能陽春。經過兩年的努力,僅上線了兩張電子表單,成績不理想。

另一方面,公司的生產營運主要以ERP與MES系統為核心,瑞健所採用的ERP及MES系統不具備簽核功能,往往被冗長的紙本簽核拖慢結案速度。原本要以Notes電子表單來整合,但Notes屬於檔案型的系統,每個記錄就是一筆檔案,當要做異質系統整合時,資料就很難抓,因此決定放棄以Lotus Notes來開發電子簽核系統。在此背景之下,新任行政總監到職後,決定於2007年導入正規的電子簽核系統,而後續的評估及開發工作,就由顏炳吉副理負責。

瑞健最初選定三家BPMS廠商進行評估,在考量到開發的便利性、工程師的學習門檻、與ERP系統整合的難易度、代表客戶的多寡、相關產品線是否齊備…等因素之後,決定採用表現均衡的Agentflow,並輔以Docpedia作ISO文件管理。瑞健在導入Agentflow之後,主機架設在台灣,供台灣、大陸、美國、瑞典等地人員進行跨國簽核,並歷經兩次升級,包括在2012年4月升級至最新的v3.7版。

穩紮穩打,系統分工,建立流程開發SOP

導入初期,為求讓工程師加快學習Agentflow各種系統功能及開發技巧,首先以扣點方式委請華苓開發學習用途的範例流程。之後依照範例,率先進行「IT Service」及「PR(請購)」流程專案,分別花費1個月及2個月就上線,以方便的工具初試啼聲,迅速讓員工及高層看見成效。

之後,瑞健陸續建立流程快速開發的SOP,70%的流程開發已標準化。瑞建將大部份Agentflow使用到的程式都寫成library,建立Script共用元件庫,只要畫好表單就呼叫通用函式,簽核歷程也共用,欄位檢查可以再加速,Agentflow工具簡單,減少開發及維護人力的投入,所以最快一週就可以上線一支流程,顏經理對此點特別推崇。

瑞健以Agentflow負責前半段電子簽核,AP進行後半段的資料管理的方式,兩者建立良好的分工,現有的生產作業只要跟流程有關,就一律透過 Agentflow來簽核,之後資料進入各AP。這種系統分工規則確定之後,加上瑞健資訊部本身就有相當好的AP(應用程式)開發實力,就能讓更多生管自動化的構想付諸實踐。

豐富的生管應用,大幅改善作業效率
瑞健目前共有四十多支流程專案在跑,60%為生產類流程,例如:專案代碼申請單、料號申請單、 物料清單(BOM)、Order Review訂單、請購單、開工通知單、重工單申請、物料異動單、組裝申請單、變更管制申請單、設備維修申請單..等等。40%為人事行政類、業務相關及財務類流程,例如:IT-OA Service、IT-AP Service、HR、合約審查、客戶申請、供應商申請、廠務工作委託單、教育訓練申請單..等等。以前都要用紙本去跑,紙本一掉都不知跑到哪,這些都跟EPR的整合有關,以上流程申請完就入ERP。

啟動量最多的流程是「物料異動單(Material Transfer List)」,其次為「請購單(Purchase Request)」;並以「料號及物料清單申請(Item & BOM Application)」的簽核效率改善最為顯著。

「物料異動單」用途在於領料、進料等料件管理,與ERP/MES系統做整合,需先經過簽核再進這些系統,所有料的領用都需透過此單。每月啟動量將近4500筆,平均一週超過1000筆,不但為解決了紙本易遺失的問題,也將簽核時間從3天縮短到1天內。

「請購單」每月使用量將近1500筆,原本請購單應涉及高階主管簽核,需時較長。導入Agentflow之後,簽核時間從7天大幅縮短到1天內。

「料號及物料清單申請(Item & BOM Application)」方面,顏副理表示:「BOM表的簽核單位多,全部的料號都齊全才可入ERP,常常在填寫 BOM表時才發現料號還沒申請,只能等待,再用人工檢查之後再Key-in。以前申請一個料號就需寫一張單,現在若是要申請100個料號,可透過Excel表統一匯入Agentflow,立刻產生100張申請單,不用人工一張一張填。試想,若供應商的料號細目達到16階,一張BOM表有上千個料號,一張一張開要開到何時?」

因此,之前料號建立與BOM表都用紙本,往往浪費許多等待時間,加上跨公司、海外簽核,時間甚難掌控,最慢拖到180天(半年)之久,現在電子化之後,最慢3天內就可以跑完,系統並且會比對ERP,如果已開過的料號就不會開單,改進幅度相當驚人。

版本升級,改善複雜表單的開啟速度
先前提到瑞健的「物料異動單」用量大,欄位非常多,不管批號、標籤都要到ERP及MES這些外部資料來源抓取,又需把資料拋轉到另一張單,動作複雜。舊版Agentflow只支援到1GB RAM,JDK也是只能用到1GB RAM,要應付這些動作實屬不易。瑞健內部光開一張申請單,快則40幾秒,若加上網路慢、伺服器不穩,就需10分鐘之久,光送出的動作也要等數十秒,變成開也開不起來,簽也不能簽的窘境,主管對此非常在意,資訊人員倍感壓力,甚至一天要重開兩次系統以釋放記憶體。

為解決問題,瑞健於2012年4月中旬升級至Agentflow V3.7 64位元版。升級過程中,ERP及MES系統沒有變動,Agentflow仍透過往常的模式抓資料,其他周邊的系統都順利相容,原本擔心換版本要重寫流程,結果並不需要。原先開一張「物料異動單」需要40幾秒,經過新版對記憶體配置優化,支援更多的RAM,現在開一張不到5秒,更不需每天曾開機系統,讓主管對升級後的改變感到十分驚訝。之後,顏副理對內部做問卷調查,滿意度比率超過9成,對於此次升級的狀況給予正面的肯定,提高產線作業效率50%,並且提升IT績效,而且讓電子化簽核的價值增加。

Agentflow創造更多IT應用,展現高價值
透過嚴副理細數Agentflow的導入過程,總括而言,BPMS能快速彌補一般EPR及MES系統在簽核面的不足是個關鍵,許多員工的日常工作都能在流程系統中完成,相對節省了ERP license費用。這除代表Agentflow對外的整合能力完整、彈性夠大,輔以產品工具簡單來降低學習門檻,人力不用太多就可以維護。配合本身的開發能力,才能去引發更多的製造環節的IT應用,創造整個導入案的最高價值。

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