FLOWRING

應用案例

群聯電子

群聯電子有感於傳統紙本簽核模式,不僅效率不彰,且難以有效管控,故群聯遂決定援引企業流程管理(BPM)、文件管理系統等助力,以期扭轉此一現象,希冀造就無紙化新局,且一併確立表單標準格式、落實文件集中保管機制,繼而促成營運效率之起飛。 

2000年11月成軍的群聯電子,係以快閃記憶體儲存裝置控制晶片及週邊系統產品之研發設計、製造及銷售為主業;儘管是相當年輕的公司,但在短短時間內,卻孕育出多項創新專利,並在推出全球第1個快閃隨身碟控制晶片(自有品牌產品為PenDrive)之利基產品後,將企業知名度、營運績效一舉推向高峰,甚至一度躋身股王。

這家尚不足10歲的年輕企業,儘管猶如初生之犢,但闖盪江湖的實力卻令人側目,挾著多項創新專利,輔以One Stop Shopping解決方案等利基,使其成立迄今才不過8年餘,即有多達5個年度之每股盈餘(EPS)超過10元,種種傲人成就,也讓其前任總經理潘健成(註:目前擔任董事長),以1974年出生的少壯姿態,得以順勢攻克諸多「超齡」挑戰,成為史上最年輕的股王總經理。

圖說:主要從事快閃記憶體儲存裝置控制晶片及週邊系統產品之研發設計、製造及銷售等業務的群聯電子,成立迄今8年餘,便已穩踞全球相關產業的先驅地位。明雲青攝
 

年輕且饒富衝勁的群聯,儘管諸如企業資源規劃(Enterprise Resource Planning;ERP)系統等e化地基,皆於2003年後(註:當年導入上線鼎新Workflow ERP)陸續建構完成,年代不甚久遠,故相對其他公司而言,「歷史包袱」其實不重,然基於營銷管理、產品研發、逆向物流(Return Materiel Authorization;RMA)處理,乃至各項日常事務等種種需求,仍繁衍出為數眾多的作業流程,而以往這些流程皆透過紙本傳簽,難免滋生文件積壓、甚或表單不落不明等現象,執行效率亟待提升,且難以有效追蹤管理,為改善這些現象,該公司遂決定導入BPM解決方案。

即便論及訂餐流程 都可彰顯BPM應用價值

群聯行政管理處資訊部經理李國華表示,之所以決定部署企業流程管理(Business Process Management;BPM),主要動機便在於建構電子簽核流程,期望借助Web-based無遠弗屆效應,以提升作業效率;否則就傳統作業型態而論,儘管有代理人制度作為輔助,按理說,即便高階主管出差多時,亦不致出現壓件狀態,但由於若干關鍵事項,仍適合由高階主管定奪,故代理人通常謹守分際、不會擅作決定,遂使得壓件現象無從有效紓緩,致令部分流程為之阻塞。

一經確認BPM採購規畫後,資訊部隨即評估產品,至於箇中考量重點,除端視產品價格高低、成功案例多寡外,亦期望相關產品奠基於諸如Java等跨平台流通語言,俾使能擺脫作業平台的束縛,保有最大彈性,而產品是否內建入口網站(Portal),亦是另一大關鍵;幾經考慮,決定選用華苓科技所提供的Agentflow企業流程管理平台,而日亦後延續此一流程引擎基礎,再導入華苓Docpedia文件管理系統。與此同時,資訊部也指派1位人員,專責設計與開發流程。

令人驚艷的是,雖然僅由極少人力專司流程設計,但開發效率卻相當高,以迄今不到5年的時間,竟已孕育90支以上流程,且由於員工使用經驗愉快、各部門需求不斷浮現,致使該名開發人員的工作排程,已一路滿載到年底;至於現今BPM應用範圍,除了涵蓋工程變更(EC)、ISO文件管理、RMA等主要項目外,在於行政方面的流程項目,更可謂琳瑯滿目,不管是請假、會議室預約,甚至是看似不起眼、但使用人數最多的訂餐,種種流程,皆藉由Agentflow平台自動運行。

以訂餐流程為例,回顧過往,係先由員工以紙本登記後,再由相關事務人員費心統計,整段流程可謂耗時費工,如今藉由BPM輔助,則有意訂餐的員工(註:最多可訂定1週餐點),每逢週一上午10:20前,便能自行透過系統加以訂購,而此後也無須倚賴人工統計,相關作業人員就能輕鬆彙整所有訂餐結果、對外發出採購需求,且可一併將結果轉交財會部門,便於從薪資扣抵餐費,整個流程一氣呵成,光是這部分,即可讓同仁充分領略BPM應用價值。

然因週一上午湧入過多訂餐者,經常瀕臨系統所預設120人之「同時上線使用者(Concurrent User)」上限,故為避免影響其他工作流程,資訊部配合設計「滿5分鐘即自動登出」的功能,確保系統資源能有效用於刀口之上。

底定標準作業程序 並將觸角伸向ERP串簽

歸納BPM應用效益,李國華指出,除了實現無紙化目標外,亦藉此建立文件集中保管平台,裨益文件需求者無須四處搜尋,即可在極高效率下進行調閱,另也方便主管隨時批審表單,讓簽核流程的時間成本得以驟降;此外尚有一大好處,便是就此確立了表單格式與作業方式的標準化。

有關標準化部分,李國華進一步解釋,以樣品申請流程為例,由於涉及眾多品項,而各樣品均有不同參數資料需求,故無法藉由紙本表單呈現具體分類,在缺乏標準規範下,業務員在申請任何樣品時,便無從精準掌握任一樣品所須搭配填寫的文件或資料,導致經常掛萬漏一,從而因資料不全而遭退件,連帶使表單數度往返,耗費可觀作業時間。

而在表單電子化後,則意欲定義標準格式,就不再是困難之事;至於具體做法是,先針對眾多樣品予以適當分類,而同屬一類的品項,都有相同的資料輸入需求,相關需求清清楚楚、一目瞭然,裨益業務員知所遵循,且配合電子化防呆機制的輔助,亦有效因漏填而遭退回之發生機率;所以此後業務員只須在表單上勾選樣本組合,然後將資料填妥,便能順利啟動申請流程,不再因冗長的表單旅行歷程而備感困擾,一來一往之間,效率改善幅度可謂甚大,繼而掌握時效、快速出擊,挾著最豐沛的能量來爭取商機。

綜觀現今群聯BPM應用觸角,其實尚未觸及ERP串簽環節,展望下一步,即是朝向這個方向前進,期望爾後一經ERP開立單據(譬如請採購)後,即能自動觸發簽核流程,且使得相關資料得以銜接到BPM平台,待表單簽核完畢,最終再將結果Update回ERP系統;對此李國華表示,在可以預見的未來,若非仍須採用紙本傳簽的特殊需求,其餘所有流程,通通都將建構於Agentflow平台。

圖說:群聯行政管理處資訊部經理李國華表示,在不久的將來,如非仍須採用紙本傳簽的特殊需求,則絕大多數的工作流程,皆將透過BPM平台加以運行。明雲青攝
 

在BPM及文管系統導入過程中,是否曾遭逢若干挑戰?李國華則回答,只要使用者將流程定義清楚,再佐以教育訓練的技轉過程,基本上都無太大問題,且使用到一定程度後,便不難感受其箇中效益,因此並無太大挑戰,但他認為「如何將流程定義清楚」是1門重要課題,否則一旦定義不清,日後就得反覆改版,故為了避免徒增困擾,則開發人員有必要就以往流程設計經驗多加分享,繼而做出提醒,幫助使用單位回頭檢視有否疏漏之處,據此讓流程定義更趨完整清晰。

值得一提的,群聯已於2009年初針對Agentflow予以升級,從原本2.3版進階至3.0版,期望促使BPM更加強韌;依流程開發而論,Agentflow 3.0將原本流程設計、電子表單設計與組織設計等3項工具,整合於單一開發環境,俾使用戶無須再為同一流程繁複切換設計介面,此外不論在於流程檢測的方便性、流程圖icon更換的彈性、組織設計介面的親和性,乃至入口網站的版面配置彈性等部分,新版平台都出現顯著進化,凡此種種,皆可謂促使其決定升級的動機所在。

然畢竟流程設計開發環境出現轉變,期初難免需要若干磨合適應階段,為了確保流程設計無誤,因此群聯開發人員在面臨一些疑難雜症時,便會擷取片段程式碼、抑或執行過程的記錄檔,將之轉交華苓客服中心,藉以釐清這般設計方式是否可行;在充分運用原廠後援能量的前提下,也讓群聯得以順利推動BPM系統升級計畫。

COM_CONTENT_LINKS_TOP