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應用案例

以UniPortal進行縝密而順暢的工作串聯-志合訊息

公司名稱:志合訊息 (www.uniwill.com.tw)
產業類別:高科技電子製造業
導入區域:台灣、大陸
導入產品:Uniportal、Agentflow 、Docpedia

受訪者:資訊處 趙浤志 處長

新興的高科技電子製造業黑馬
志合訊息於2014年1月成立,雖是一家新興公司,但是研發團隊是由業界資歷超過二十年的主管與一群有創新思維的研發團隊所組成。志合訊息是資訊與通訊產品ODM專業代工廠商,專注於行動式產品,包含筆記型電腦、平板電腦、智慧型手機、物聯網等產品之研發。看好中國市場,除內湖總公司外,已在華東、華南等地成立營運中心(含研發及生產產線),目前員工近兩百人,不斷創新並追求卓越的技術,創造高品質的產品,並提供完善的服務,才能立足於產業尖端。

新興企業成功的第一步:內部e化作業
以志合信息這樣的組織規模、以及跨區域作業的大型新興公司,在成立初期,早就縝密的規劃出完整的內部e化部署,以達成無障礙資訊溝通、高效率作業流程的協同作業環境。而志合信息的第一步,就是從企業入口協同作業平台開始著手。

過往友善的華苓產品經驗,促成志合內部e化的舵手

志合資訊處的夥伴,過往有使用過華苓產品Agentflow的良好經驗,所以在志合信息尋找建置企業入口網站夥伴的時候,第一個就選擇華苓的UniPortal,期待以UniPortal的獨特優勢,打造出效率、智能的協同作業環境。
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<優勢1> 整合擴充應用
志合信息是組織龐大的高科技電子製造業,擁有ERP、MES、HR等眾多內部系統,這些系統散落在不同的使用平台,使用者必須各自登入、使用,再進行流程,不僅無法整合,更是費時又困擾。

  1. 單一帳號登入
    UniPortal提供單一帳號登入(SSO)方案,不僅能進行身份認證,更提供符合資安要求的DES, AES加解密,讓單一帳號,即可通行於各外部系統。
  2. 與SAP ERP整合
    UniPortal具有強大的異質整合能力,志合資訊處使用SAP JCo方式,撈取SAP ERP的資料,有效地將獨立系統與AP於平台上完善資訊的整合,員工們就可以在UniPortal上,輕鬆的讀取及使用。另一方面,由於跨國請採購頻繁,故志合有即時匯率查詢需求,透過Web Service的整合,讓採購員準確效率的進行請採購工作。
  3. 介面整合
    UniPortal具有介面鑲嵌的能力,快速將現有的資訊系統加入為頁籤或是Portlet,直接在UniPortal中操作外部系統。志合鼓勵員工以UniPortal為單一入口,啟動、操作所有系統,不僅可以省去後勤單位Key-in表單的動作,若操作上有問題,IT部門更可以同時間收到訊息,儘速協助解決。

<優勢2> 個人化多職能畫面
志合信息於台灣、華東、華南等地均設有營運中心,含括了管理、研發、生產線等單位,以最「快速」的方式,傳遞「正確」的資訊到「對」的單位,就成為非常重要的議題。

  1. 儀表板呈現,工作計畫、優先順序一目了然
    UniPortal以工作儀表板概念呈現工作摘要,提供自訂聯結,妥善的區塊分類,緊急程度以及完成期限皆加以標記,一眼就能看出工作的優先順序、當日訊息、以及當日行程安排。
  2. 彈性多職能板塊,訊息權限明確
    UniPortal源於華苓全產品的高彈性權限設定,可依照不同職務、不同部門、不同分公司呈現個性化版面。對志合信息處而言,只需維護一份UniPortal的組織表,下轄的各溝通模組就能依人員身分自動進行資訊遮蔽,即可輕鬆依照不同權責單位的需求,餵養不同資訊,有效提升資訊傳遞效率。
  3. 多職員工版面切換,工作不混淆
    因志合有許多身兼多職的員工,UniPortal為其建立彈性的企業組織,讓身兼多職的員工擁有多職能版面的切換,達到訊息分類,工作不漏接、不混淆,大幅提升作業速度。

<優勢3> 精準的工作訊息
一家新興公司,公司氛圍及向心力凝聚是非常重要的,如何讓員工能夠無時無刻地瞭解公司營運動態, 並創造愉快的工作環境,這個這重責大任,亦落在資訊部門上。

  1. 多媒體入口,生動且互動
    UniPortal不僅是企業入口網站,更是智慧協同作業入口,提供彈性、動態資訊,如檔案、影片、圖片、文字的綜合溝通,讓員工更有效率的閱讀。志合資訊處即以非常有創意的「跑馬燈」形式,在首頁不斷提醒員工最新的工作資訊。
  2. 精準的工作交辦,溝通效率更勝email
    UniPortal可以就一般事項、專案、會議決議內容進行交辦、狀態更新、進度追蹤。員工即時進行意見發表,並把決議、各方意見、檔案都匯集在一起,不需開啟一封封email來回想事情的前因後果,也不會因為郵件的反覆轉寄,造成訊息錯亂。

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員工提昇工作效率

過去,許多內部作業都是紙本作業,人工處理,現在,是採一條龍的e化流程,將工作下放到每個負責人身上,不僅更可掌握,亦可大大提升效率。據資訊處統計,志合過去需要兩三天才能跑完的流程,使用UniPortal後,現在大約半天即可完成,平均節省2/3的作業時間,明顯提升整體工作效率。

主管隨時掌握工作進度
此外,志合更採用手機簽核功能,讓忙碌的主管們能夠隨時隨地簽核,精準掌握一切作業進度。對志合來說,華苓是促進企業協同辦公的首要進入平台。

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