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應用案例

建立與企業隨行的簽核平台 - 技嘉科技

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案例名稱:
 技嘉科技股份有限公司
案例特點:
 - 追求更高的系統穩定性及彈性,以應對企業發展。
 - 建立集團化簽核平台,所有簽核作業都透過 Agentflow 來進行。
 - 整合 Agentflow 與 TIPTOP ERP。
技嘉科技創立於1986年,為全球主機板、顯示卡知名大廠。技嘉科技透過集團式經營,下轄集嘉、盈嘉、曜嘉、倍嘉…等子公司,產品線涵蓋筆記型電腦、平板電腦、桌上型電腦、電腦周邊、網路通訊產品、伺服器以及手機等領域,技嘉集團以自有品牌「GIGABYTE」行銷全球,持續締造100%台灣精品獎獲獎率,並獲得亞洲科技100強、台灣科技100強及二十大台灣國際品牌等多項榮耀肯定,品牌價值達1.33億美元。

因應與日俱增的工作量

技嘉推動流程電子化起步甚早,電子化簽核已深入員工的日常工作。但隨著表單啟動量的增加,系統處理能力面臨考驗,員工反應開單緩慢,平均2~3天就要重開機 一次,嚴重時一天會因過多工作塞車而多次停擺,影響運作效率。基於穩定性及外部整合空間,加上未來企業布局的考量,若要供給整個集團使用,對系統能力的考驗勢必更加嚴峻,遂決定在2007年評估升級或是採購新的工作流程系統。

穩定性的要求外,特重系統彈性

由於舊廠牌的流程系統採用較封閉的架構,限制多,系統集團化部屬的難度提高。但舊表單無法直接搬移,研發生產等重要電子表單又運作多時,新舊轉換不能出錯。箭在弦上,技嘉在選擇新系統時,除了架構開放與系統穩定的原則外,格外重視系統彈性及是否容易上手,若設定與表單開發上較彈性,表示開發人員在規劃流程時不會綁手綁腳,同時加快電子表單重製速度,務必要讓新表單以最穩當的面貌上線。期間,華苓工程師積極配合作測試,給足信心,最後技嘉就選擇了 Agentflow。

優先導入研發流程,簽核平台成形

技嘉初期採用新舊系統並存的方式,2007年底開始導入 Agentflow,第一張表單完成於2008年初,中間以新舊系統並存的方式支撐日常營運,到了2009年加速 Agentflow 電子表單的開發速度。目前技嘉於 Agentflow 上開發近300支的流程,以請假、托運、研管、請採購流程為大宗,供應新北、桃園、寧波、深圳等廠區之使用,每日近萬筆工作處理量,幾乎所有簽核工作都在 Agentflow 上運作。

過程中,由於研發流程關係到製造生產命脈,急迫性高,所以就以試產、量產,料號產生、設計修改、BOM表等研發類及製造類的流程最先導入。技嘉將這些核心流程重新以 Agentflow 作開發,之後逐步擴展到用量最大的考勤類、行政總務類的表單,都按照之前的表單規格重新在 Agentflow 上開發一次,前後約花了6個月的時間,完成了167支流程的重新設計。

這些研發生產流程都與 TIPTOP ERP 系統作整合,循著最常見的方式,由 Agentflow 啟單,向 TIPTOP 撈資料,再回寫至 ERP 系統。剛開始,技嘉會將 TIPTOP 開權限,Agentflow 直接回寫至資料庫,但這種做法存在安全風險;之後採取間接資料庫回寫的方式,Agentflow 回寫後,TIPTOP 再定期排程把中介表格上的資料撈回去作篩選使用。技嘉運用這種方式,將Agentflow 簽核功能分享出來,讓 ERP、MES 等資訊系統如有神助,都能享用電子簽核帶來的方便。

彈性架構成為開發人員的福音

開發方面,在於 Agentflow 的引擎,它是用 Javascript 去呼叫 Java 的功能,所以可以用靈活的方式去寫核心操作的部分,對於外部異質系統的整合也相對好寫,加上華苓有提供 WFCI 這個元件,可以遠端呼叫 Agentflow 核心功能,常常把 WFCI 拉出來做一些維護的功能,不用透過行政管理師 (Administrtaor) 的登入動作,就可以進行系統的維護,例如:組織轉檔時有人員的重複了,可以直接用 java console 把它 Reset 掉,不用花功夫進組織圖,找到那個人,再把他改掉。有了這種維護方式,開發人員會相對輕鬆很多。或是直接看流程的原始碼,不用再開設計介面,直接看直接找錯誤,在開發時會方便許多。

建立與企業隨行的簽核平台

公司行號難免會遇到資訊系統不敷使用的情況,尤其流程簽核系統的汰換,裡頭的電子表單及關卡不像 office 檔案容易流通,數以百計的電子表單該如何重建? 歷史流程資料及以建立好的組織資料何去何從? 都是棘手的問題,在這個情況下,唯有讓開放而彈性的流程管理系統接手,別無他途。

技嘉非常清楚系統的問題在哪? 以及企業的下一步路要如何走? 換掉使用十多年的資訊系統實屬不易。Agentflow 作為技嘉在新舊系統轉移時的可靠後盾,乃取其處理能力、開發易上手的優點。企業若在數年間累積幾百萬的流程量,系統穩定度是優先的課題,華苓持續在做產品版本修正,流程引擎及伺服器部屬方式都跟著優化。應因企業拓張、組織重整、海外設點、流程產出量飆升等等變動情況,Agentflow 是相對可靠的選擇。

其次,Agentflow 強調的彈性,讓技嘉IT人員能做的事情就變多了,把想法付諸實踐,實作出他們要的東西。技嘉部屬了 HR、CRM、ERP、MES 等系統,Agentflow 居中扮演簽核平台的角色,補強或統一簽核方式。等於是把不同資訊系統的待辦工作做一個統整,整體資訊系統的質感向上加分。

技嘉科技經歷了一場不能輸的戰爭,成功地以 Agentflow 重新建立涵蓋多個廠區的簽核平台,持續與企業經營規模共成長。

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