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應用案例

及成企業

專攻中高階金屬機殼的及成企業,已在手機、數位相機等產品的表面處理市場,樹立相當程度的優勢,但為了增強營運能量,仍不斷追求創新,在2008年間憑藉深抽技術,將鋁板材運用於筆記型電腦外殼,使高階筆電得以具備金屬觸感與亮麗外觀,因而備受業界矚目。
伴隨外在環境改變、業務型態多元化,且跨廠區協同作業需求節節攀高,倘若其間諸多作業流程,還駐足於傳統傳簽模式,肯定無法滿足需求,故亟需藉由Message Engine穿針引線,促使資訊流快速輪轉,故該公司決定引進1套嶄新的企業流程管理(Business Process Management;BPM),作為e化骨幹,據以滿足其營運管理需要。


專注於可攜式3C產品結構零組件之設計、製造的及成企業,目前已針對鋁鎂合金機殼、塑膠外殼、連接器等各式客製化零組件,累積了1站購足的服務能量,期望藉由模具開發、製造成型乃至外觀表面處理之一貫性研發製造能力,佐以全球佈局之設計製造據點,提供給客戶更具競爭力的品質、成本與速度。

及成企業營運事業中心暨資訊部副總經理吳繼民認為,藉由BPM平台構築資訊流主幹,佐以各項KPI、警示點之搭配,將有助高階主管提升異常管理、重點管理等綜效。明雲青攝
 

隨著產品多元性不斷擴大、跨廠區(註:含括台灣、昆山、珠海、馬來西亞檳城等不同廠區)協同作業需求逐步增高,因此該公司亟需憑藉資訊流的有效暢通,佐以奠基於Event Trigger的自動化運作機制,繼而朝向設計標準化、生產效率化、管理自動化等3大目標前進;意欲推動這些進程,顯然必須倚賴強大的BPM平台,賴以構築強韌的Message Engine,進一步延展成為資訊流主幹(Information Backbone),架設起傳遞資訊、Launch Process的中介橋樑。

及成過去先後部署過2套BPM產品,亦已發展電子表單系統(E-Form),然一來囿於產品的本質與功能,已甚難滿足該公司組織變革、業務拓展之後的嶄新需求,二來原本設置於供應商的開發小組,也因經營權更迭、人員異動等變故而消失,使得Migration難度變得相當高;再者,對於內部開發人員而言,原先產品所對應的Coding負荷頗為吃重,難免對流程設計效率多所影響,無法契合主管所賦予之「1個Form在2週內開發完成」期望,因此,該公司決定引進1套新的BPM解決方案,並隨即進入產品評估階段。

憑開發難易度等條件 審慎遴選合宜BPM

基於過往的使用經驗,及成此番在BPM產品的遴選上,可說煞費苦心,依該公司營運事業中心暨資訊部副總經理吳繼民的標準,除了得檢視流程引擎的功能與效能外,也更加重視供應商的支援能力,以及產品開發的難易度。

他指出,按以往經驗,有些BPM產品,其供應商歷經經營團隊換手等,導致原本開發小組「名存實亡」,此時用戶端若欲要求升級或新增功能,已別無他法,必須重新佈建1套迥異於過往結構的全新版本系統,否則便只有淪為孤兒一途,凡此種種,皆非及成所樂見之事,故基於安定感起見,更需嚴加檢視供應商的支援能力。

此外,肇因於外在環境丕變、競爭形勢升高,導致許多作業流程都必須橫跨不同廠區,所以亟需倚賴Event Trigger之環環相扣模式,據此延續自動化機制,故公司經營階層對於資訊回饋速度的要求,肯定比從前更加殷切,在此情況下,BPM產品對於開發者之親和度高低,亦成為另一重要關鍵。

幾經評估,及成最終擇定導入由華苓科技所提供的Agentflow解決方案;對此吳繼民解釋,綜觀市面上多數BPM平台,都植基於Java開發言語,也多能提供拖拉式的友善介面,因此,若從功能或效能等角度觀之,似乎都頗具同質性;然該公司對於BPM之導入,其實並非初來乍到的新手,早已具有清晰明確的前端需求,故供應商日後首要之務,是要協助及成把既有E-Form逐一移植到新平台,而在這過程中,其同仁對於新平台的學習曲線,究竟是大或小? 而在移植與測試的階段,供應商協助解決問題的能力與速度如何? 相關業務或顧問人員的態度如何? 在在都應加以審慎觀察,而華苓Agentflow在通過層層考驗之後,遂能獲得及成的青睞。

值得一提的,透過華苓服務中心所提供的KM討論區機制,俾使用戶端開發人員,能夠從中萃取Agentflow顧問或客戶所貢獻的知識與經驗,且可藉由一些頗具參考價值的程式範例,快速累積產品開發知識,此與及成所企盼的「2週內快速開發電子表單」期望,自然不謀而合。

吳繼民另補充,不可諱言,任何流程的開發前夕,都需要因應前端需求訪談一事,花費一些時間,此乃系統分析與設計的必要前奏,然這部分一旦確立後,就不宜在開發階段耗掉過多時間,因此他要求,不論是ERP、AP、OP、DB或E-Form等各系統小組,都要指派專責的同仁,負責建立函式庫(Library)、Function Code,從而為每一應用系統開發API,以滿足流程表單的即時呼叫需求,如此便可大幅加快BPM流程的產出速度。

按此模式,公司期望任一表單都能在2週內開發完成,此後待運作更趨成熟後,甚至還可將開發時程壓縮到1週以內,畢竟資訊部屬於服務單位,絕不容因為自身瓶頸,而對使用者需求有所延誤。

有了API,除可加速流程開發進程,吳繼民亦認為,Table Schema事小,但各項Event在被追蹤稽核的歷程中,難免涉及諸多Checking List,其背後都對應到不同商業邏輯,這些邏輯就好比「黑盒子」一般,恐非開發人員可詳加掌握,惟一旦透過不同系統的API,便能與這些運作邏輯緊密掛鉤,確保各項邏輯均無遭致Bypass之虞,重要性不言可喻;至於這些API從無到有的孕育過程,則有賴內部同仁與供應商通力合作,俾使工具、Domain、流程等不同元素,得以融會貫通。

資訊流主幹坐鎮 驅動異常管理、重點管理

身為企業高階主管,要看的東西確實很多,故資訊系統所應提供的助力,是設法挹注必要的資料分析功能,甚至透過紅、黃、綠等不同燈號的狀態顯示,方便使用者能輕易執行異常管理、重點管理,讓許多問題可被事前掌控。

從這個思維來解讀Workflow或BPM,即不難得知,此類平台雖無從直接處理各項事務,但絕對可扮演稱職的資訊流主幹,進而協助事務處理的品質與速度,對此吳繼民形容,要把車子駛向何方,並非由BPM來決定,但有了它的輔助,肯定可讓車子既穩又快地朝著既定方向前進。

因此,在建構企業資訊流主幹的過程中,及成資訊部也根據經營管理角度的關鍵績效指標(KPI),針對各項數值訂定不同警示點,然後配合儀表板、燈號控制等一目瞭然的呈現方式,裨益主管能充分掌握各項Event的狀態,且可清楚知悉現實與目標之間的落差值;在此情況下,假設物料、產能、品質、排單、零件、期程……等不同數值,其間任1項達到警示點,即可由Agentflow啟動必要流程,接著以電子郵件、Message抑或E-Form的Trigger方式,讓相關人員都能立即獲得提醒,隨即趕緊解決問題。

另由於流程表單具備逐級上報的意涵,而每一關卡都可搭配時效方面的警示點,所以在實際運作過程中,倘若某一關卡被延宕過久,因而逾越警示點,此時系統便會自動發出跟催通知,且將留下記錄,所以相關人員為免影響考績,也必須上緊發條,儘快處理異常事件,如此一來,也等於營造出相當程度的鞭策效果,力阻各項異常事態之擴大、蔓延。

而在建構Event Trigger機制之餘,該公司為了確保其間所流通的資料都具一致性、同步化,從而避免滋生管理困擾,因此,在向旗下各據點推廣Agentflow的過程中,特別要求打破各廠區的本位主義,連帶針對環境建置事宜,做了一番整頓,如今舉凡人資與Active Directory不同步、Active Directory與所有應用系統帳號不同步……等怪異現象,都已一掃而空,此乃該公司此番導入BPM,連帶獲致的另一大收穫。

對此吳繼民打趣地說,藉由這般整頓,現今任一新進員工加入及成,都可憑單一帳號通行無阻,同時啟動電子郵件與各項應用程式,連帶產生「來到了不錯的公司」之感覺,進而增加對企業的忠誠度與向心力;另一方面,對於已離職的同仁來說,一經揮別及成,其帳號便會立即失效,藉此防堵企業管理漏洞。

發展至今,不管是品保8D、ECR/ECN、詢價、派車……等各式業務流程,都已逐一附掛於Agentflow平台之上,而任何經由Agentflow啟動的流程表單,歷經簽核完畢,其結果亦將反向同步至底層Fundamental應用系統(譬如IFS ERP、PTC IntraLink或其他文件管理系統)。

至於導入效益部分,吳繼民則指出,除了有助縮短作業時間、協助主管掌控進度之外,其實更顯著的好處在於,方便及成高階主管進行事後分析,他進一步解釋,原廠華苓伴隨Agentflow提供了1個Framework,箇中不僅含括流程引擎,也有其開發介面,俾使用戶可藉此開發客製化配套工具,而及成也運用此一基礎,延展出許多實用的報表工具,故當任何流程表單簽核結束後,相關結果都隨即複製到主管資訊系統(EIS)入口網站,以利管理者進行深度分析或交叉分析,據此促動決策品質的不斷優化。

打個比方,主管可將「客戶報價需求」、「得標率」等相關表單結果予以彙整,從中進行交叉分析,藉此明瞭報價的高低,與及成實際得標率之間的關聯度,且其得標率的分析維度,還可細膩區分為客戶別、產業別、物品類別...等不同屬性,與此同時,得標率及公司營業毛利率之間的聯動關係,佐以KPI的對照性,全都可透過報表一目瞭然。

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