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應用案例

中美矽晶製品

以生產太陽能矽晶圓為主業的中美矽晶(以下簡稱中美晶),於1996年導入企業資源規劃(ERP)系統,此後歷經10多個年頭,年營業額從原本新台幣5億餘元,一路攀升到百億之上,其間營運組織亦隨之改變,經由這番轉折,連帶凸顯其沿用多年的作業流程,至今已是不合時宜。在此前提下,中美晶遂決定改造企業流程,使之符合營運現況,於是規劃導入企業流程管理(BPM)平台,以及文件管理系統,希冀透過資訊科技助力,促進作業流程之大幅優化。 

在10多年前導入TIPTOP ERP系統時,中美晶年營收不過新台幣5億餘元,但此後拜太陽能產業急遽起飛所賜,致使營業版圖急速擴張,2009年營收可望挑戰120億元;而在營運績效攀高之餘,其內部組織架構,也需亦步亦趨轉變,尤其在增闢竹南生產基地後,竹科總部的部分主管,也必須兼任竹南廠區主管職務,如此一來,許多從前僅須於單一廠區「旅行」的簽核流程,都變成跨越兩廠區的往返穿梭,作業型態更趨複雜,故其既有運作模式,至此已確定不符現狀,亟需加以調整。

圖說:中美晶導入TIPTOP ERP已逾10年,然作業流程卻遲未改善,直至近幾年業績大幅成長,才讓老舊流程不甚恰當之處,逐一浮出檯面,促使該公司決心改造流程。明雲青攝
 

為改善作業流程,且一併落實ISO品質管理與內控,以及強化研發技術文件管理機制,中美晶決定引進企業流程管理(Business Process Management;BPM)平台及文件管理系統,期藉此推動流程改造大計,使各項工作流程趨向標準化。

對此,中美晶資訊部副理陳日新說明,有關BPM平台及文管系統的導入規畫,係劃分為3階段逐步實施,第1階段先建立ISO文件管理機制,之所以由此切入,是因ISO文管具備高度標準化,且導入速度快,俾使同仁儘早熟悉系統運作模式,第2階段側重於ERP表單流程設計,最後階段則是建構研發技術文件的知識管理體系。

另不可諱言,多數企業高層在審視IT系統規畫時,皆十分重視效益評估,故儘管軟體應用價值不易量化、難以衡量,但資訊部仍儘可能詳述導入效益,並制定一些關鍵績效指標(Key Performance Indicator;KPI),藉此獲致總經理的支持。

首重加密功能 務求流程設計之便利性

提及產品的評估考量要點,陳日新強調,由於研發技術文件具有機密性,需要善加保護,故其首重系統的加密功能;而在評選過程中,資訊部發現,部分產品加密功能未趨完善,就連他們都有能力破解,可想而知,外部專業人士肯定更能輕易解密,諸如此類產品,即非合適選項。

此外,考量系統開發效率,故流程設計的便利與否,亦堪稱評估重點,而最理想的產品是,無須耗費太多時間,即能讓使用者輕鬆畫出所欲建立流程,因此對於若干挾帶沈重Coding負荷,或架構複雜艱澀的產品,都被資訊部割愛;陳日新解釋,在流程改善過程中,勢必需要較大調整彈性,譬如原規劃以1、2、3關卡依序進行的流程,可能隨時因應作業需求改變,而須迅速調整為1、3、2,此時若還得耗時費力進行Coding,恐怕緩不濟急。

在審慎評估多家廠牌系統後,中美晶最終決定,選用華苓科技所提供的Agentflow企業流程管理平台、以及Docpedia文件管理系統,此乃因為,這些解決方案不僅支援相對強韌的加密功能,同時具備流程設計之便利性,相對符合該公司之各項期望,所以雀屏中選。

落實ISO文管 開創自動化新局

經敲定Agentflow、Docpedia等部署標的後,中美晶以6個月時間,完成ISO文件管理機制之佈建工程,而在此過程中,亦連帶催生了其他效益。依ISO文件管制精神,所有檔案均應存查,然以往由於欠缺管理,導致本該留存的部分檔案,卻因人員異動、交接不清而遺失,意欲補齊這些缺口,只得從文管中心調出原始書面資料,逐一將之轉成電子檔,儘管大費周章,但也順勢將文件建立得更加完整。

另值得一提,經落實ISO文管後,所有走完簽核程序的文件,都由系統自動發行,無須人力介入,有效減輕文管中心作業負擔,而傳統調閱制度也就此走入歷史,既無調閱事實,自然就無文件遺失風險,且拜系統加密功能所賜,亦可嚴加控制複製、列印等權限,使得機密外洩疑慮一掃而空。

至於流程設計的重點,即是藉由作業流程自動化,取代傳統簽核模式,此後不再需要大量紙本逐層傳遞,且即便是跨廠區簽核流程,亦無效率低落之虞。回顧傳統簽核流程,經常因為主管請假或出差而遭「堵塞」,即使推行代理人制度,仍往往礙於金額過大,遂讓代理人不敢批核,導致諸多流程因而延宕;如今透過電子化表單,不論主管人在何處,均能透過網際網路進行簽核,致使各項流程得以順暢運行,連帶提升高階主管決策制定速度。

流程改造計畫推動迄今,攸關採購、銷售等主要營運循環的表單,都已走向電子化,而資訊部規劃在2009年底前,完成生產管理、倉儲管理等其他循環流程之設計,屆時不論是ECR/ECN工程變更管理,抑或研發文件知識管理,都能奠基於Agentflow流程引擎,接續邁向自動化。

綜觀中美晶各項流程表單,最多設置5~6道關卡,並搭配Loop迴圈設計,以最為複雜的採購單為例,即會視金額多寡,衍生不同迴圈需求,金額愈大,便須配合愈高階層主管之審批;回顧過往,採購單流程得耗時3~7天,如今若是一般性採購單,1~2天可簽核完畢,至於急件,更可在2~3小時迅速了結,實施效益可謂顯著。

建構E-8D流程 直教老外驚艷不已

而在導入ISO文管、流程自動化等方案後的1年,亦即在2008年間,中美晶委託華苓啟動1項專案,旨在開發E-8D流程管理系統,以期優化8D(8 Disciplines)處理流程。對此陳日新解釋,論及以往8D作業模式,無論任何部門,且不管是針對客訴、品質、人事、機器......等事項提出問題,只要一經申請,便由特定專案負責人組成跨部門小組,並指派至少2名工程師(註:透過不同分析角度,避免受個人主觀意識羈絆),循「人、機、料、法、環」等原則分析問題,一經分析結果出爐,專案負責人再據此擬定改善或預防措施。

惟該制度施行成效並不理想,主要是因為,從前採取書面作業,處理過程「零零落落」,在缺乏明確規範下,工程師往往拖到「專案負責人追問執行進度」時,才匆忙進行分析,然後草率結案,導致每回都得耗時1~2個月方能結案,且執行品質也不佳;為了解決這項難題,該公司遂決定援引BPM技術建構E-8D流程。

圖說:在運用E-8D系統解決問題過程中,也累積甚多寶貴資訊,此後都將納入知識管理系統,以期發揮預防效果,俾使後人免於重蹈覆轍。明雲青攝
 

在資訊部與華苓歷時半年的共同努力下,如願讓E-8D上線,此後「劇本」便是這麼走:E-8D專案負責人接獲申請後,隨即組織跨部門小組,接著指派至少2名工程師,依「人、機、料、法、環」原則分析問題,而專案領導人從不同分析結果中,挑選出較為合理者,據此制定出「暫時性」改善或預防措施,爾後檢視該措施實行結果是否符合預期,如果是,便將之轉化為「永久性」措施,如果不是,則回歸到問題分析階段,由此處重新來過。

雖然處理原則大同小異,但既然有了BPM的介入,故讓E-8D得以藉由諸多關卡,針對專案時程施以嚴格限制,要求任一E-8D申請案,都務必在7日內了結,且須備齊相關文件,因而讓工程師備感壓力,不敢再馬虎行事;為何預設7天內結案?陳日新表示,任何問題發生,勢必得馬上處理,才可望圓滿解決,否則像過去拖了1~2個月,都早已事過境遷,錯失解決問題的黃金時刻。

在E-8D系統上線後,尤其在品質改善部分,發揮了顯著效益,繼而降低客訴頻率、提高生產良率,而拜良率提升所賜,連帶促使生產成本趨於下滑,為公司挹注莫大貢獻,無怪乎海外矽礦廠赴中美晶進行品保稽核時,也為之驚艷不已。

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