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應用案例

深度文管,建立企業知識管理的可靠支撐-昱晶能源



昱晶能源成立於2005年8月,以發展環保能源為志業,全力投入太陽能電池之研發與生產,矢志成為台灣太陽能電池領導品牌。不僅為國內最大太陽能電池製造商,也是台灣2009唯一進入全球前十大排名之公司,更在2010年成為全球第八大太陽能製造商。近來,產能和出貨量每年呈倍數成長,獲利能力名列前茅。以期躋身全球前五大太陽能電池廠。

Agentflow的導入成功帶來信心
昱晶能源是Agentflow的老客戶,在2010年開始為了落實ISO管理,將其文件電子化,Docpedia就直接成為昱晶採購文管系統的首選,而負責導入的張愷華副理表示:當初已對Agentflow組織架構熟悉,而Docpedia有相同的流程及操作介面,整合性快,可迅速導入上線,節省我們IT人員在建置與維護的問題。

Docpedia分發精確,效率問題迎刃而解
而Docpedia系統上線後,由品質系統組的蔡淑貞工程師接手,最初以ISO文件管理為大宗,其次則是合約文管,文件總數約2000份。蔡小姐表示:導入初期,感覺事情變多了,每天至少需將近百份紙本文件電子化,幸好產品立即見效,讓陣痛期縮短不少。另一方面,就以往處理文件紙本分發的經驗,若只是廠區內在跑,約需要一天時間,但若是簽核到觀音廠區等外部單位,少說也要2個禮拜,廠內十幾個單位在跑已經很容易落東落西,何況是全公司破百個單位,有了Docpedia之後,文件分發作業時間縮減大半,最主要是能夠很清楚的知道:此份文件誰該簽? 誰漏簽? 誰遲遲不回簽? 接下來換誰簽?…等等,諸如此類傳統文管無法解決的稽核難題,都可以在Docpedia上追查。

ISO稽核輕鬆快速,Docpedia幫大忙
如同其他企業,在尚未導入Docpedia產品以前,昱晶能源僅以資料夾或網路芳鄰方式作為文件控管與分享,而當資料量一大,便產生許多問題,例如:文件版本不一致,常造成新舊版本混亂,無法得知手邊文件是否為最新版本,而在導入ISO時,亦無法得知各階文件中彼此之間的關聯,而在搜尋時,沒辦法精確搜尋找到想找的文件,以及文件中的內容為何?亦無法得知。

這些問題在遇到稽核時,品保人員特別頭痛,因沒有系統可以查閱,因此無法完全舉證完整的文件改版歷程,也沒辦法完整地落實ISO精神。然而,昱晶能源導入Docpedia文管系統後,在稽核時,DCC能夠馬上拿出具體的佐證資料,可透過全文檢索功能立即搜尋到相關文件,直接簡單明瞭稽核,在整個生產過程中,人員、時間、處理狀況、處理結果等資料皆一次到位,有沒有符合標準程序皆可一目瞭然。因此,DCC表示,對於Docpedia產品在廠稽這方面幫助非常大,表示目前經歷過許多內稽、外稽與客戶稽核,Docpedia還沒有失誤過,且通過多項國際認證如ISO 9001: 2008 、ISO 14001、OHSAS 18001。

文件智慧防護,搭配TrustView模組
當公司、部門或個人因工作關係需要給其他人參考重要文件時,會擔心這些企業檔案被閱讀之後被不當利用,因此,為了進行文件管制,昱晶能源採用Docpedia搭配TrustView模組作為文管的文件防護,當TrustView對檔案加密的時候,針對敏感性高的附加檔案,在其資料表頭會加上特定的字串。使用者若想打開這些加密檔案,會被系統攔截強制進行檔案判讀,先檢查該檔案表頭是否帶有特定字串。若無,則按照一般文件處理;若有,則透過Agentflow比對工號欄位,確認其身份及權限後才可開啟,Docpedia文件管理能智慧型被保密安控,深度且安全的被保護。

工作效益的大幅提升
回顧上述,昱晶能源運用Docpedia進行文件管理,充分顯現出實施電子化文件管理的好處,文件審核時間由2週大幅縮短為2天內可完成,而文件審查的過程中,不需要花費人力去盯催,Docpedia流程稽核工具可設定自動進行稽催動作,主管也能透過文管守門員了解相關異常通知以及即時查閱簽核進度,相關權限與規範也記錄的清楚明瞭,文件版號也詳實記錄,不怕拿錯檔案,這些全都是透過Docpedia文件管理系統所帶來的效率改善,也大幅提升工作效益,為企業知識管理提供強而有力的支撐。

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